V mnohých malých kanceláriách má mesiac dve rýchlosti: tri pokojné týždne a jeden týždeň neskorých večerov. Problémom nie je celkové množstvo práce, ale jej koncentrácia. Presunúť skôr hoci len časť práce upokojí celý mesiac.
1. Otvorte obdobie prvý deň
Ak klienti dostanú zoznam dokladov prvý deň mesiaca, tí organizovaní môžu začať hneď. Keď požiadate až 5., stratia prvý týždeň všetci.
2. Kontrolujte doklady priebežne
Kontrola po malých dávkach počas mesiaca je rýchlejšia ako kontrola všetkého naraz, pretože problémy nájdete, kým si klient transakciu pamätá. Vyhraďte si krátky denný alebo dvakrát týždenný blok len na prichádzajúce doklady.
3. Vracajte skoro a s presným dôvodom
Vrátenie 3. deň stojí klienta päť minút. Rovnaké vrátenie 12. deň stojí zmeškaný termín. Čím rýchlejšia spätná väzba, tým menej práce sa nahromadí na konci.
4. Rozložte termíny medzi skupiny klientov
Nie každý klient potrebuje rovnaký termín. Klienti s jednoduchým účtovníctvom môžu mať termín skôr, zložitejší klienti alebo tí s mzdami o pár dní neskôr. Rozloženie rozprestrie kontrolu do viacerých dní namiesto jednej špičky.
5. Opakujúce sa položky spracujte vopred
Nájom, splátky úverov, predplatné a odpisy poznáte pred koncom mesiaca. Pripravte ich skôr, aby v poslednom týždni zostalo len to, čo naozaj závisí od nových dokladov.
6. Automatizujte pripomienky
Písanie pripomienok ručne je presne ten typ úlohy, ktorý sa odsunie do najrušnejšieho týždňa. Automatické pripomienky, ktoré uvádzajú len chýbajúce položky, odídu načas, aj keď sa tím venuje niečomu inému.
7. Pozerajte sa na zoznam po termíne, nie na celý zoznam
V deň termínu otvorte len zoznam klientov, ktorí sú pozadu, a čo každému chýba. Krátky konkrétny zoznam sa dá zvládnuť pár telefonátmi - celý zoznam klientov nie.
Zmerajte efekt
Dva alebo tri mesiace si zapisujte, kedy doklady prichádzajú a kedy ich dokončíte kontrolovať. Zvyčajne uvidíte, že sa špička posunie skôr a zmenší - a to je skutočný cieľ.
MonthDocs otvára obdobia automaticky na začiatku každého mesiaca, posiela pripomienky podľa plánu a umožňuje kontrolovať doklady hneď, ako prídu.
