Bij veel kleine kantoren heeft de maand twee snelheden: drie rustige weken en één week met late avonden. Het probleem is niet de hoeveelheid werk, maar de concentratie ervan. Wie ook maar een deel naar voren haalt, maakt de hele maand rustiger.
1. Open de periode op dag één
Krijgen klanten hun lijst op de eerste van de maand, dan kunnen de georganiseerden meteen beginnen. Pas op de 5e vragen betekent dat iedereen de eerste week kwijt is.
2. Controleer documenten zodra ze binnenkomen
In kleine porties controleren gedurende de maand gaat sneller dan alles tegelijk, omdat problemen opvallen terwijl de klant de transactie nog weet. Reserveer een kort dagelijks of tweewekelijks blok alleen voor binnenkomende documenten.
3. Keur vroeg af, met een precieze reden
Een afkeuring op de 3e kost de klant vijf minuten. Dezelfde afkeuring op de 12e kost een gemiste deadline. Hoe sneller de feedback, hoe minder werk zich aan het eind opstapelt.
4. Spreid deadlines over klantgroepen
Niet elke klant heeft dezelfde deadline nodig. Klanten met een eenvoudige administratie kunnen eerder aanleveren, complexe klanten of klanten met salarissen een paar dagen later. Spreiden verdeelt het controlewerk over meer dagen in plaats van één piek.
5. Boek terugkerende posten vooraf
Huur, aflossingen, abonnementen en afschrijvingen ken je al vóór het einde van de maand. Bereid ze vroeg voor, zodat in de laatste week alleen overblijft wat echt van nieuwe documenten afhangt.
6. Automatiseer herinneringen
Herinneringen met de hand schrijven is precies het soort taak dat naar de drukste week schuift. Automatische herinneringen die alleen ontbrekende onderdelen noemen, gaan op tijd de deur uit, ook als het team met iets anders bezig is.
7. Kijk naar de achterstanden, niet naar de hele lijst
Open op de vervaldag alleen de lijst van klanten die achterlopen en wat ieder mist. Een korte, concrete lijst werk je af met een paar telefoontjes - de hele klantenlijst niet.
Meet het effect
Noteer twee à drie maanden lang wanneer documenten binnenkomen en wanneer je klaar bent met controleren. Meestal zie je de piek naar voren schuiven en kleiner worden - en dat is het echte doel.
MonthDocs opent periodes automatisch aan het begin van elke maand, verstuurt herinneringen volgens planning en laat je documenten controleren zodra ze binnen zijn.
