Dans beaucoup de petits cabinets, le mois a deux vitesses : trois semaines calmes et une semaine de soirées tardives. Le problème n'est pas la quantité de travail, mais sa concentration. En avancer ne serait-ce qu'une partie rend tout le mois plus serein.
1. Ouvrez la période le premier jour
Si les clients reçoivent leur liste le 1er du mois, les plus organisés peuvent commencer tout de suite. Attendre le 5 pour demander, c'est faire perdre la première semaine à tout le monde.
2. Vérifiez les pièces au fil de l'eau
Vérifier par petits lots au fil du mois est plus rapide que tout vérifier d'un coup, car les problèmes apparaissent tant que le client se souvient encore de l'opération. Réservez un court créneau quotidien ou bihebdomadaire aux seules pièces entrantes.
3. Refusez tôt, avec un motif précis
Un refus le 3 coûte cinq minutes au client. Le même refus le 12 coûte une échéance manquée. Plus le retour est rapide, moins le travail s'accumule à la fin.
4. Échelonnez les échéances entre groupes de clients
Tous les clients n'ont pas besoin de la même échéance. Les dossiers simples peuvent être attendus plus tôt ; les dossiers complexes ou avec paie, quelques jours plus tard. L'échelonnement répartit la vérification sur plus de jours au lieu d'un seul pic.
5. Passez les écritures récurrentes à l'avance
Loyer, échéances d'emprunt, abonnements et amortissements sont connus avant la fin du mois. Préparez-les tôt pour que la dernière semaine ne contienne que ce qui dépend vraiment des nouvelles pièces.
6. Automatisez les relances
Rédiger des relances à la main est exactement le genre de tâche repoussée à la semaine la plus chargée. Des relances automatiques qui ne citent que les éléments manquants partent à l'heure, même quand l'équipe est occupée ailleurs.
7. Regardez la liste des retards, pas toute la liste
Le jour de l'échéance, n'ouvrez que la liste des clients en retard et ce qui manque à chacun. Une liste courte et précise se traite en quelques appels ; la liste complète des clients, non.
Mesurez l'effet
Pendant deux ou trois mois, notez quand les pièces arrivent et quand vous finissez de les vérifier. Vous verrez généralement le pic avancer et diminuer : c'est le véritable objectif.
MonthDocs ouvre automatiquement les périodes en début de mois, envoie les relances selon le calendrier et vous permet de vérifier les pièces dès leur arrivée.
