W wielu małych biurach miesiąc ma dwie prędkości: trzy spokojne tygodnie i jeden tydzień późnych wieczorów. Problemem nie jest ilość pracy, lecz jej skumulowanie. Przeniesienie wcześniej choćby części pracy uspokaja cały miesiąc.
1. Otwieraj okres pierwszego dnia
Jeśli klienci dostają listę dokumentów pierwszego dnia miesiąca, zorganizowani mogą zacząć od razu. Prośba dopiero 5. oznacza, że pierwszy tydzień tracą wszyscy.
2. Sprawdzaj dokumenty na bieżąco
Sprawdzanie małymi porcjami w ciągu miesiąca jest szybsze niż wszystko naraz, bo problemy wychodzą, gdy klient jeszcze pamięta transakcję. Zarezerwuj krótki codzienny lub dwa razy w tygodniu blok tylko na przychodzące dokumenty.
3. Odrzucaj wcześnie i z precyzyjnym powodem
Odrzucenie 3. dnia kosztuje klienta pięć minut. To samo odrzucenie 12. dnia kosztuje przekroczony termin. Im szybsza informacja zwrotna, tym mniej pracy kumuluje się na końcu.
4. Rozłóż terminy między grupy klientów
Nie każdy klient potrzebuje tego samego terminu. Klienci z prostą księgowością mogą mieć termin wcześniej, bardziej złożeni lub z płacami - kilka dni później. Rozłożenie rozprasza sprawdzanie na więcej dni zamiast jednego szczytu.
5. Księguj pozycje cykliczne z wyprzedzeniem
Czynsz, raty kredytów, abonamenty i amortyzację znasz przed końcem miesiąca. Przygotuj je wcześniej, by w ostatnim tygodniu zostało tylko to, co naprawdę zależy od nowych dokumentów.
6. Zautomatyzuj przypomnienia
Ręczne pisanie przypomnień to dokładnie to zadanie, które ląduje w najbardziej zapracowanym tygodniu. Automatyczne przypomnienia wymieniające tylko braki wychodzą zgodnie z planem, nawet gdy zespół zajmuje się czymś innym.
7. Patrz na listę zaległych, nie na całą listę
W dniu terminu otwieraj tylko listę klientów z zaległościami i tego, czego każdemu brakuje. Krótką, konkretną listę da się przerobić kilkoma telefonami - pełnej listy klientów nie.
Zmierz efekt
Przez dwa-trzy miesiące notuj, kiedy przychodzą dokumenty i kiedy kończysz ich sprawdzanie. Zwykle szczyt przesuwa się wcześniej i maleje - i o to właśnie chodzi.
MonthDocs automatycznie otwiera okresy na początku każdego miesiąca, wysyła przypomnienia według harmonogramu i pozwala sprawdzać dokumenty od razu, gdy dotrą.
