Em muitos escritórios pequenos, o mês tem duas velocidades: três semanas tranquilas e uma semana de noites longas. O volume total de trabalho não é o problema - a concentração dele é. Antecipar mesmo que só uma parte deixa o mês inteiro mais tranquilo.
1. Abra o período no primeiro dia
Se o cliente recebe o checklist no primeiro dia do mês, quem é organizado pode começar na hora. Esperar até o dia 5 para pedir significa perder a primeira semana para todo mundo.
2. Confira os documentos conforme eles chegam
Conferir em pequenos lotes ao longo do mês é mais rápido do que conferir tudo de uma vez, porque os problemas aparecem enquanto o cliente ainda se lembra da transação. Reserve um horário curto todo dia, ou duas vezes por semana, só para os documentos que chegaram.
3. Recuse cedo, com um motivo preciso
Uma recusa no dia 3 custa cinco minutos ao cliente. A mesma recusa no dia 12 custa um prazo perdido. Quanto mais rápido o retorno, menos trabalho se acumula no fim.
4. Escalone os prazos entre grupos de clientes
Nem todo cliente precisa do mesmo prazo. Clientes com contabilidade simples podem ter prazo mais cedo; clientes complexos ou com folha de pagamento, alguns dias depois. Escalonar espalha a conferência por mais dias em vez de criar um único pico.
5. Processe os lançamentos recorrentes com antecedência
Aluguel, parcelas de empréstimos, assinaturas e depreciação já são conhecidos antes de o mês acabar. Prepare tudo isso cedo, para que a última semana tenha só o que realmente depende de documentos novos.
6. Automatize os lembretes
Escrever lembretes à mão é exatamente o tipo de tarefa que fica para a semana mais corrida. Lembretes automáticos que listam só os itens que faltam saem no horário certo, mesmo quando a equipe está focada em outra coisa.
7. Olhe a lista de atrasados, não a lista inteira
No dia do prazo, abra só a lista dos clientes atrasados e do que falta de cada um. Uma lista curta e específica é fácil de resolver com algumas ligações - a lista completa de clientes não é.
Meça o efeito
Durante dois ou três meses, anote quando os documentos chegam e quando você termina de conferi-los. Normalmente você vai ver o pico acontecer mais cedo e ficar menor - que é o verdadeiro objetivo.
O MonthDocs abre os períodos automaticamente no início de cada mês, envia lembretes no horário programado e permite conferir os documentos no momento em que chegam.
