Em muitos pequenos escritórios o mês tem duas velocidades: três semanas calmas e uma semana de noites longas. O problema não é a quantidade de trabalho, mas a sua concentração. Antecipar nem que seja uma parte torna o mês inteiro mais tranquilo.
1. Abra o período no primeiro dia
Se os clientes recebem a lista no dia 1, os mais organizados podem começar logo. Pedir só no dia 5 significa que todos perdem a primeira semana.
2. Reveja os documentos à medida que chegam
Rever em pequenos lotes ao longo do mês é mais rápido do que rever tudo de uma vez, porque os problemas aparecem enquanto o cliente ainda se lembra da operação. Reserve um curto período diário ou duas vezes por semana só para os documentos que chegam.
3. Rejeite cedo e com um motivo preciso
Uma rejeição no dia 3 custa ao cliente cinco minutos. A mesma rejeição no dia 12 custa um prazo falhado. Quanto mais rápido o feedback, menos trabalho se acumula no fim.
4. Escalone os prazos entre grupos de clientes
Nem todos os clientes precisam do mesmo prazo. Os de contabilidade simples podem entregar mais cedo; os complexos ou com salários, uns dias depois. Escalonar distribui a revisão por mais dias em vez de criar um único pico.
5. Prepare os itens recorrentes com antecedência
Renda, prestações de empréstimos, subscrições e amortizações são conhecidas antes do fim do mês. Prepare-as cedo para que a última semana contenha apenas o que depende realmente de documentos novos.
6. Automatize os lembretes
Escrever lembretes à mão é exatamente o tipo de tarefa que fica para a semana mais carregada. Lembretes automáticos que enumeram só o que falta saem a horas, mesmo quando a equipa está ocupada com outra coisa.
7. Olhe para a lista de atrasados, não para a lista toda
No dia do prazo, abra apenas a lista de clientes atrasados e do que falta a cada um. Uma lista curta e concreta resolve-se com alguns telefonemas; a lista completa de clientes, não.
Meça o efeito
Durante dois ou três meses, registe quando chegam os documentos e quando termina a revisão. Normalmente verá o pico antecipar-se e diminuir, que é o verdadeiro objetivo.
O MonthDocs abre os períodos automaticamente no início de cada mês, envia lembretes conforme o calendário e permite-lhe rever os documentos assim que chegam.
