V mnoha malých kancelářích má měsíc dvě rychlosti: tři klidné týdny a jeden týden pozdních večerů. Problémem není celkové množství práce, ale její koncentrace. Přesunout dřív i jen část práce zklidní celý měsíc.
1. Otevřete období první den
Pokud klienti dostanou seznam dokladů první den měsíce, ti organizovaní mohou začít hned. Když požádáte až 5., ztratí první týden všichni.
2. Kontrolujte doklady průběžně
Kontrola po malých dávkách během měsíce je rychlejší než kontrola všeho najednou, protože problémy najdete, dokud si klient transakci pamatuje. Vyhraďte si krátký denní nebo dvakrát týdenní blok jen na příchozí doklady.
3. Vracejte brzy a s přesným důvodem
Vrácení 3. den stojí klienta pět minut. Stejné vrácení 12. den stojí zmeškaný termín. Čím rychlejší zpětná vazba, tím méně práce se nahromadí na konci.
4. Rozložte termíny mezi skupiny klientů
Ne každý klient potřebuje stejný termín. Klienti s jednoduchým účetnictvím mohou mít termín dřív, složitější klienti nebo ti se mzdami o pár dní později. Rozložení rozprostře kontrolu do více dní místo jedné špičky.
5. Opakující se položky zpracujte předem
Nájem, splátky úvěrů, předplatné a odpisy znáte před koncem měsíce. Připravte je dřív, aby v posledním týdnu zbylo jen to, co opravdu závisí na nových dokladech.
6. Automatizujte připomínky
Psaní připomínek ručně je přesně ten typ úkolu, který se odsune do nejrušnějšího týdne. Automatické připomínky, které uvádějí jen chybějící položky, odejdou včas, i když se tým věnuje něčemu jinému.
7. Dívejte se na seznam po termínu, ne na celý seznam
V den termínu otevřete jen seznam klientů, kteří jsou pozadu, a co každému chybí. Krátký konkrétní seznam se dá zvládnout pár telefonáty - celý seznam klientů ne.
Změřte efekt
Dva nebo tři měsíce si zapisujte, kdy doklady přicházejí a kdy je dokončíte kontrolovat. Obvykle uvidíte, že se špička posune dřív a zmenší - a to je skutečný cíl.
MonthDocs otevírá období automaticky na začátku každého měsíce, posílá připomínky podle plánu a umožňuje kontrolovat doklady hned, jak dorazí.
