In molti piccoli studi il mese ha due velocità: tre settimane tranquille e una settimana di serate lunghe. Il problema non è la quantità di lavoro, ma la sua concentrazione. Anticipare anche solo una parte rende più sereno tutto il mese.
1. Apri il periodo il primo giorno
Se i clienti ricevono la lista il primo del mese, quelli organizzati possono iniziare subito. Chiedere il 5 significa far perdere a tutti la prima settimana.
2. Controlla i documenti man mano che arrivano
Controllare a piccoli blocchi durante il mese è più veloce che controllare tutto insieme, perché i problemi emergono mentre il cliente ricorda ancora l'operazione. Riserva un breve spazio quotidiano o bisettimanale solo ai documenti in arrivo.
3. Rifiuta presto e con un motivo preciso
Un rifiuto il giorno 3 costa al cliente cinque minuti. Lo stesso rifiuto il 12 costa una scadenza mancata. Più rapido è il riscontro, meno lavoro si accumula alla fine.
4. Scagliona le scadenze tra gruppi di clienti
Non tutti i clienti hanno bisogno della stessa scadenza. Chi ha una contabilità semplice può consegnare prima; i clienti complessi o con buste paga qualche giorno dopo. Scaglionare distribuisce i controlli su più giorni invece di creare un unico picco.
5. Prepara le voci ricorrenti in anticipo
Affitto, rate dei finanziamenti, abbonamenti e ammortamenti sono noti prima della fine del mese. Preparali presto, così nell'ultima settimana resta solo ciò che dipende davvero da documenti nuovi.
6. Automatizza i promemoria
Scrivere promemoria a mano è proprio il tipo di attività che slitta alla settimana più piena. I promemoria automatici che elencano solo ciò che manca partono puntuali, anche quando il team è concentrato su altro.
7. Guarda la lista dei ritardatari, non tutta la lista
Il giorno della scadenza apri solo l'elenco dei clienti in ritardo e di ciò che manca a ciascuno. Una lista breve e concreta si smaltisce con qualche telefonata; l'intero elenco clienti no.
Misura l'effetto
Per due o tre mesi annota quando arrivano i documenti e quando finisci di controllarli. Di solito vedrai il picco anticiparsi e ridursi, ed è questo il vero obiettivo.
MonthDocs apre i periodi automaticamente all'inizio di ogni mese, invia i promemoria secondo programma e ti permette di controllare i documenti appena arrivano.
