Voor boekhoud- en administratiekantoren
Alle klantdocumenten op tijd binnen - zonder iemand na te jagen
Laat elke klant precies weten welke documenten u deze maand nodig hebt. Zij uploaden alles op één eenvoudige plek. U ziet meteen wie compleet is, wie te laat is en wat er nog ontbreekt.
Geen creditcard nodig. Altijd opzegbaar.
Uw maandafsluiting hoort niet af te hangen van herinneringen in vijf verschillende apps
De meeste kleine kantoren verzamelen documenten op dezelfde manier: e-mails, chatberichten, gedeelde mappen en een spreadsheet om het bij te houden. Dat werkt - totdat het niet meer werkt.
- Documenten komen in stukjes binnen, via e-mail, chatapps en cloudmappen.
- Iemand moet handmatig bijhouden wie wat heeft gestuurd en wat er nog ontbreekt.
- Dezelfde klanten hebben elke maand twee, drie of vier herinneringen nodig.
- Deadlines schuiven op en de laatste dagen van de maand worden brandjes blussen.
Zo werkt het
Eén keer instellen. Daarna loopt elke maand vanzelf.
-
1Stel de checklist op
Zet op een rij welke documenten een klant elke maand aanlevert - bankafschriften, facturen, bonnen, salarisdocumenten - en geef aan wat verplicht is.
-
2Open de periode
Open de nieuwe maand met één klik voor al uw klanten. Deadlines worden berekend in de tijdzone van uw kantoor.
-
3Klanten uploaden
Klanten krijgen een beveiligde link, zien precies wat er ontbreekt en uploaden vanaf hun telefoon of computer - zonder account of wachtwoord.
-
4U beoordeelt
Downloaden, accepteren of afwijzen met een korte reden. De klant ziet de reden en uploadt een verbeterd bestand.
Alles wat u nodig hebt om documenten te verzamelen - en niets meer
MonthDocs is geen boekhoudsoftware en geen CRM. Het doet één ding: de juiste documenten op tijd van uw klanten binnenhalen.
Herbruikbare checklists
Maak checklists één keer aan en wijs ze toe aan klanten. Verplichte of optionele onderdelen, bestandsuploads of eenvoudige bevestigingen, met instructies in uw eigen woorden.
Terugkerende maandperiodes
Open een periode voor één klant of voor alle klanten tegelijk. Elke periode heeft een eigen geschiedenis, dus er wordt niets overschreven.
Een klantportaal dat iedereen kan gebruiken
Gemaakt voor de telefoon, rustig en overzichtelijk. Klanten zien wat er nodig is, wat klaar is en wat te laat is - en uploaden in een paar seconden.
Accepteren of afwijzen met een reden
Beoordeel elk document. Afgewezen onderdelen gaan met uw toelichting weer open voor de klant; eerdere bestanden blijven in de geschiedenis staan.
Zie wie te laat is
Uw dashboard toont klanten die te laat zijn, documenten die op beoordeling wachten en deadlines die deze week aflopen.
Gemaakt voor teams
Nodig collega’s uit, wijs klanten toe en bepaal of medewerkers alleen hun eigen klanten zien of die van het hele kantoor.
In de taal van uw klanten
Het portaal en de e-mails zijn beschikbaar in 12 talen. Elke klant kiest zijn eigen taal.
Privacy als uitgangspunt
Bestanden worden privé opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor wie ze mag zien. Elke download door uw team wordt vastgelegd.
Uw klanten gaan het echt gebruiken
Het klantportaal beantwoordt in één oogopslag vier vragen: wat moet ik aanleveren, wat is al klaar, wat is te laat en wat moet ik nu uploaden?
- Inloggen met een beveiligde eenmalige link - zonder wachtwoord
- Uploaden rechtstreeks vanuit de fotogalerij of bestanden op de telefoon
- Duidelijke status voor elk document
- Redenen voor afwijzing in begrijpelijke taal
Beveiliging is geen extraatje
Uw klanten vertrouwen u hun bankafschriften en salarisgegevens toe. Daar gaan wij net zo zorgvuldig mee om.
- Strikte scheiding tussen kantoren, afgedwongen in de applicatie en in de database
- Privé-opslag van bestanden - nooit openbare links naar documenten
- Eenmalige inloglinks voor klanten die na korte tijd verlopen
- Auditlog van uploads, downloads, acceptaties en afwijzingen
- Tweestapsverificatie voor accounts van het kantoor
Gemaakt voor kantoren in elk land
MonthDocs is niet gebonden aan het belastingstelsel van één land. Kies uw taal, valuta en tijdzone. Deadlines, bedragen en datums worden getoond zoals uw klanten dat gewend zijn.
Maak van de volgende maandafsluiting een rustige
Stel in een paar minuten uw eerste checklist en klant in. De eerste 30 dagen zijn gratis.