Je kunt klanten om PDF-scans vragen, maar de meesten maken toch een foto met hun telefoon. Tegen die gewoonte vechten werkt zelden. Beter is foto's te accepteren en klanten te leren hoe ze bruikbaar worden - één keer, duidelijk, op een manier die blijft hangen.
Waarom telefoonfoto's mislukken
- Het document is schuin gefotografeerd, waardoor tekst aan de verre rand onleesbaar is.
- Bij weinig licht maakt de camera het beeld wazig.
- De flitser geeft een witte reflectie precies op het totaal of de datum.
- Een deel van het document valt weg - vaak het belangrijkste deel.
- Documenten van meerdere pagina's komen binnen als een stapel losse, ongeordende foto's.
Vijf regels om met klanten te delen
- Plat en van bovenaf. Leg het document op tafel en houd de telefoon er recht boven.
- Donkere ondergrond. Wit papier op een donkere tafel kadert de camera makkelijker.
- Goed licht, geen flitser. Daglicht of een lichte ruimte; zet de flitser uit om reflecties te vermijden.
- Alles in beeld. Alle vier hoeken zichtbaar, inclusief totalen, data en stempels.
- Controleer vóór verzenden. Zoom één keer in - kun je het kleinste getal niet lezen, maak de foto opnieuw.
Wijs klanten op de scanner die ze al hebben
De meeste telefoons hebben een ingebouwde documentscanner die de pagina rechtzet, schaduwen weghaalt en een PDF opslaat - bijvoorbeeld in de notitie- of bestanden-app, of in gangbare cloudopslag-apps. Veel klanten weten dat niet. Een tip van één regel met de naam van de functie op hun telefoon lost het probleem vaak voorgoed op.
Documenten van meerdere pagina's
Vraag klanten documenten van meerdere pagina's in één PDF te scannen in plaats van losse foto's. Sturen ze toch foto's, laat ze die dan in paginavolgorde en in één keer uploaden, zodat je ze bij elkaar houdt.
Is een foto onbruikbaar, zeg dan precies waarom
„Graag opnieuw sturen” levert dezelfde foto op, op dezelfde manier gemaakt. „Het totaal onderaan valt weg - maak de foto graag opnieuw met de hele bon in beeld” vertelt de klant wat hij moet veranderen. Concreet zijn maakt van een afkeuring een snelle correctie.
Uploaden mag niet het moeilijke deel zijn
Vraagt uploaden om een computer of een wachtwoord, dan bewaren klanten foto's „voor later” en vergeten ze. Een mobielvriendelijke uploadpagina via een link maakt het mogelijk de foto te sturen op het moment dat hij gemaakt is.
Met MonthDocs uploaden klanten foto's en PDF's rechtstreeks vanaf hun telefoon via een veilige link, en keur jij een bestand af met een concrete reden die de klant direct ziet.
