Een nieuwe klant is in de eerste dagen het meest gemotiveerd. Dat is het moment om alles te verzamelen wat je nodig gaat hebben - niet over drie maanden, als bij de eerste kwartaalaangifte blijkt dat er een contract ontbreekt. Een gestructureerde onboardinglijst maakt de start voor beide kanten sneller.
Splits de lijst in tweeën
Onboardingdocumenten vraag je één keer op, maanddocumenten elke periode. Door elkaar gebruikt raken klanten in de war („moet ik het KvK-uittreksel elke maand sturen?”). Houd twee aparte lijsten aan en zeg duidelijk welke welke is.
Eenmalige documenten bij de start
- Uittreksel handelsregister en fiscale nummers
- Btw-registratie, indien van toepassing
- Identificatie van eigenaren of bestuurders volgens de lokale witwasregels
- Ondertekende opdrachtbevestiging
- Machtiging voor de belastingdienst, als je namens de klant aangifte doet
- Lijst van alle bankrekeningen, passen en betaalproviders van het bedrijf
- Laatst ingediende jaarrekening en aangiftes, of contactgegevens van de vorige boekhouder
- Openstaande posten: onbetaalde verkoop- en inkoopfacturen op de startdatum
- Arbeidscontracten en salarisgegevens, als de klant personeel heeft
- Huur-, lening- en leasecontracten
Spreek de maandlijst op dag één af
Gebruik het kennismakingsgesprek om de terugkerende lijst in te richten: welke rekeningen, waar facturen vandaan komen, of er bonnetjes zijn, of er salarissen zijn. Spreek de maandelijkse deadline en de manier van herinneren af. Klanten die de routine vanaf het begin kennen, hoef je later zelden na te jagen.
Benader de vorige boekhouder vroeg
Stapt de klant over, vraag dan in de eerste week toestemming om contact op te nemen met de vorige boekhouder. Openingsbalansen, grootboeken en ingediende aangiftes zijn veel makkelijker te krijgen zolang de overdracht vers is.
Stuur de klant een kort welkomstbericht
- Wat je nu nodig hebt (onboardinglijst) en wanneer
- Wat je elke maand nodig hebt (terugkerende lijst)
- Waar te uploaden en bij wie met vragen terecht te kunnen
- Wanneer de klant weer van je hoort
Rond de onboarding expliciet af
Zijn alle onboardingdocumenten binnen, laat het de klant weten: „De onboarding is klaar - vanaf nu krijg je elke maand een korte lijst.” Die duidelijke overgang scheidt de eenmalige inspanning van de routine en laat de routine lichter voelen.
In MonthDocs nodig je een nieuwe klant met één klik uit, krijgt hij vanaf de eerste periode zijn maandlijst en bewaar je de onboardingdocumenten op dezelfde veilige plek.
