Um novo cliente está mais motivado nos primeiros dias. É o momento de reunir tudo o que vai precisar, e não daqui a três meses, quando descobre na primeira declaração trimestral que falta um contrato. Uma lista de entrada estruturada torna o início mais rápido para os dois lados.
Divida a lista em duas
Os documentos de entrada pedem-se uma vez. Os mensais, em cada período. Misturá-los confunde o cliente («tenho de enviar a certidão permanente todos os meses?»). Mantenha duas listas separadas e diga claramente qual é qual.
Documentos únicos para a entrada
- Certidão de registo comercial e números de identificação fiscal
- Registo de IVA, se aplicável
- Identificação dos sócios ou gerentes segundo as regras locais de prevenção do branqueamento
- Contrato de prestação de serviços assinado
- Autorização para atuar junto da administração fiscal, se submete declarações pelo cliente
- Lista de todas as contas bancárias, cartões e serviços de pagamento da empresa
- Últimas contas anuais e declarações submetidas, ou contacto do contabilista anterior
- Saldos em aberto: faturas de clientes e fornecedores por pagar na data de início
- Contratos de trabalho e dados salariais, se o cliente tiver trabalhadores
- Contratos de arrendamento, empréstimo e leasing
Combine a lista mensal no primeiro dia
Use a reunião de entrada para configurar a lista recorrente: que contas, de onde vêm as faturas, se haverá recibos, se há salários. Combinem o prazo mensal e a forma de lembrete. Clientes que conhecem a rotina desde o início raramente precisam de ser lembrados depois.
Contacte cedo o contabilista anterior
Se o cliente está a mudar de escritório, peça na primeira semana autorização para contactar o contabilista anterior. Saldos de abertura, registos e declarações submetidas obtêm-se muito mais facilmente enquanto a passagem é recente.
Envie ao cliente uma curta mensagem de boas-vindas
- O que precisa agora (lista de entrada) e até quando
- O que vai precisar todos os meses (lista recorrente)
- Onde carregar e a quem fazer perguntas
- Quando voltará a ter notícias suas
Feche a entrada de forma explícita
Quando todos os documentos de entrada tiverem chegado, diga ao cliente: «A entrada está concluída; a partir de agora vai receber uma lista mensal curta.» Esta transição clara separa o esforço inicial da rotina e faz a rotina parecer mais leve.
No MonthDocs convida um novo cliente com um clique, atribui-lhe a lista mensal desde o primeiro período e guarda os documentos de entrada no mesmo sítio seguro.
