Можно просить клиентов присылать PDF-сканы, но большинство всё равно сфотографирует документ телефоном. Бороться с этой привычкой редко имеет смысл. Лучше принимать фото с телефона и научить клиентов делать их пригодными - один раз, чётко и так, чтобы запомнилось.
Почему фото с телефона не получаются
- Документ снят под углом, и текст на дальнем краю не читается.
- При слабом освещении камера размывает изображение.
- Вспышка даёт белый блик как раз на сумме или дате.
- Часть документа обрезана - часто самая важная.
- Многостраничные документы приходят кучей отдельных неупорядоченных картинок.
Пять правил для клиентов
- Ровно и сверху. Положите документ на стол и держите телефон прямо над ним.
- Тёмный фон. Белый лист на тёмном столе камера кадрирует легче.
- Хороший свет, без вспышки. Дневной свет или светлая комната; выключите вспышку, чтобы не было блика.
- Всё в кадре. Видны все четыре угла, включая суммы, даты и печати.
- Проверьте перед отправкой. Увеличьте один раз - если самую мелкую цифру не видно, переснимите.
Подскажите клиентам сканер, который у них уже есть
В большинстве телефонов есть встроенный сканер документов, который выравнивает страницу, убирает тени и сохраняет PDF, - например, в стандартном приложении заметок или файлов или в распространённых приложениях облачных хранилищ. Многие клиенты о нём не знают. Однострочная подсказка с названием функции на их телефоне часто решает проблему навсегда.
Многостраничные документы
Попросите клиентов сканировать многостраничные документы в один PDF, а не отдельными фото. Если они всё же присылают фото, пусть загружают их по порядку страниц и за один раз, чтобы вы могли держать их вместе.
Когда фото непригодно, говорите точно почему
«Пришлите ещё раз» приводит к тому же фото, снятому так же. «Итоговая сумма внизу обрезана - переснимите, пожалуйста, чек целиком» подсказывает клиенту, что изменить. Конкретика превращает отклонение в быстрое исправление.
Загрузка не должна быть самым сложным
Если для загрузки нужен компьютер или пароль, клиенты отложат фото «на потом» и забудут. Удобная для телефона страница загрузки по ссылке позволяет отправить фото в ту же минуту, когда оно сделано.
MonthDocs позволяет клиентам загружать фото и PDF прямо с телефона по безопасной ссылке, а вам - отклонить файл с конкретной причиной, которую клиент сразу увидит.
