Los despachos que cierran el mes con calma suelen seguir el mismo ritmo cada vez. Los días exactos dependen de tus fechas de presentación, pero la estructura es universal.
Día 1: abre el periodo para todos los clientes
Abre el nuevo periodo de recepción para todos los clientes activos a la vez, para que todos reciban la misma lista el mismo día. Los clientes que se organizan con tiempo pueden empezar de inmediato.
Unos días antes de la fecha límite: recuerda solo lo que falta
Un recordatorio que menciona los dos documentos que faltan es mucho más efectivo que un genérico “por favor, manda tus documentos”. A los clientes que ya entregaron todo no se les debe mandar ningún recordatorio.
Todo el tiempo: revisa conforme llegan los documentos
Revisar en grupos pequeños mantiene rápidas las respuestas. Acepta lo que está completo; rechaza lo que no lo está con un motivo corto y concreto, para que el cliente lo pueda corregir ese mismo día.
Fecha límite: revisa la lista de vencidos, no la lista completa
El día de la fecha límite, enfócate solo en los clientes atrasados y en qué le falta exactamente a cada uno. Normalmente es una lista corta - y muchas veces una llamada es más rápida que otro correo.
Después del cierre: ajusta la lista
Si el mismo documento se rechaza una y otra vez, probablemente la instrucción no es clara. Mejora la redacción antes del siguiente periodo.
