Ayı sakin kapatan bürolar genellikle her seferinde aynı ritmi izler. Kesin günler yerel son tarihlerinize bağlıdır, ancak yapı her yerde aynıdır.
1. gün: dönemi tüm müşteriler için açın
Yeni belge toplama dönemini tüm aktif müşteriler için aynı anda açın; böylece herkes aynı gün aynı kontrol listesini alır. Erken hazırlanan müşteriler hemen başlayabilir.
Son tarihten birkaç gün önce: yalnızca eksik olanı hatırlatın
Eksik iki kalemi listeleyen bir hatırlatma, genel bir “lütfen belgelerinizi gönderin” mesajından çok daha etkilidir. Belgelerini zaten tamamlamış müşterilere hiç hatırlatma yapılmamalıdır.
Sürekli: belgeleri geldikçe kontrol edin
Küçük gruplar hâlinde kontrol etmek geri bildirimi hızlı tutar. Eksiksiz olanı kabul edin; eksik olanı kısa ve net bir gerekçeyle reddedin ki müşteri aynı gün düzeltebilsin.
Son tarih: tüm listeye değil, gecikenler listesine bakın
Son tarihte yalnızca geciken müşterilere ve her birinde tam olarak neyin eksik olduğuna odaklanın. Bu genellikle kısa bir listedir - ve bir telefon görüşmesi çoğu zaman yeni bir e-postadan daha hızlıdır.
Kapanıştan sonra: kontrol listesini düzenleyin
Aynı kalem tekrar tekrar reddediliyorsa, talimat muhtemelen net değildir. Bir sonraki dönemden önce ifadeyi iyileştirin.
