Kanzleien, die den Monat ruhig abschließen, folgen meist jedes Mal demselben Rhythmus. Die genauen Tage hängen von Ihren lokalen Fristen ab, die Struktur ist aber überall gleich.
Tag 1: Zeitraum für alle Mandanten öffnen
Öffnen Sie den neuen Sammelzeitraum für alle aktiven Mandanten gleichzeitig, damit alle am selben Tag dieselbe Liste erhalten. Wer früh vorbereitet, kann sofort loslegen.
Einige Tage vor der Frist: nur an Fehlendes erinnern
Eine Erinnerung, die die zwei fehlenden Positionen nennt, wirkt weit besser als ein allgemeines „Bitte senden Sie Ihre Unterlagen“. Mandanten, die bereits vollständig sind, sollten gar nicht erinnert werden.
Laufend: prüfen, sobald Unterlagen eingehen
Prüfen in kleinen Portionen hält die Rückmeldung schnell. Nehmen Sie Vollständiges an, weisen Sie Unvollständiges mit einem kurzen, konkreten Grund zurück, damit der Mandant es noch am selben Tag korrigieren kann.
Am Fälligkeitstag: auf die Überfälligen schauen, nicht auf alle
Konzentrieren Sie sich am Fälligkeitstag nur auf überfällige Mandanten und darauf, was jedem genau fehlt. Das ist meist eine kurze Liste - und ein Anruf ist oft schneller als eine weitere E-Mail.
Nach dem Abschluss: die Liste nachschärfen
Wird dieselbe Position immer wieder zurückgewiesen, ist die Anleitung vermutlich unklar. Verbessern Sie die Formulierung vor dem nächsten Zeitraum.
