Os escritórios que fecham o mês com calma costumam seguir sempre o mesmo ritmo. Os dias exatos dependem dos prazos locais, mas a estrutura é universal.
Dia 1: abra o período para todos os clientes
Abra o novo período de recolha para todos os clientes ativos ao mesmo tempo, para que todos recebam a mesma lista no mesmo dia. Quem se prepara cedo pode começar de imediato.
Alguns dias antes do prazo: lembre apenas o que falta
Um lembrete que indica os dois itens em falta é muito mais eficaz do que um genérico «por favor, envie os seus documentos». Os clientes que já estão completos não devem receber lembrete nenhum.
Continuamente: reveja à medida que chegam
Rever em pequenos lotes mantém o feedback rápido. Aceite o que está completo e rejeite o que não está com um motivo curto e concreto, para que o cliente possa corrigir no mesmo dia.
No prazo: olhe para a lista de atrasados, não para a lista toda
No dia do prazo, concentre-se apenas nos clientes em atraso e no que falta exatamente a cada um. Normalmente é uma lista curta, e um telefonema é muitas vezes mais rápido do que outro e-mail.
Depois do fecho: ajuste a lista
Se o mesmo item é rejeitado vezes sem conta, a instrução provavelmente não é clara. Melhore a redação antes do período seguinte.
