Kantoren die de maand rustig afsluiten, volgen meestal elke keer hetzelfde ritme. De precieze dagen hangen af van je lokale deadlines, maar de structuur is universeel.
Dag 1: open de periode voor alle klanten
Open de nieuwe verzamelperiode voor alle actieve klanten tegelijk, zodat iedereen op dezelfde dag dezelfde lijst krijgt. Wie vroeg voorbereidt, kan meteen beginnen.
Een paar dagen voor de deadline: herinner alleen aan wat ontbreekt
Een herinnering die de twee ontbrekende onderdelen noemt, werkt veel beter dan een algemeen „stuur je documenten even”. Klanten die al compleet zijn, hoef je helemaal niet te herinneren.
Doorlopend: controleer zodra documenten binnenkomen
Controleren in kleine porties houdt de feedback snel. Accepteer wat compleet is en keur af wat dat niet is, met een korte, concrete reden, zodat de klant het dezelfde dag kan herstellen.
Op de vervaldatum: kijk naar de achterstallige lijst, niet naar alles
Richt je op de vervaldatum alleen op klanten met achterstand en op wat ieder precies mist. Dat is meestal een korte lijst - en een telefoontje is vaak sneller dan nog een e-mail.
Na de afsluiting: stel de lijst bij
Wordt hetzelfde onderdeel steeds weer afgekeurd, dan is de instructie waarschijnlijk onduidelijk. Verbeter de formulering vóór de volgende periode.
