Les cabinets qui clôturent le mois sereinement suivent généralement le même rythme à chaque fois. Les jours exacts dépendent de vos échéances locales, mais la structure est universelle.
Jour 1 : ouvrez la période pour tous les clients
Ouvrez la nouvelle période de collecte pour tous les clients actifs en même temps, afin que chacun reçoive la même liste le même jour. Ceux qui s'organisent tôt peuvent commencer tout de suite.
Quelques jours avant l'échéance : relancez seulement ce qui manque
Une relance qui cite les deux éléments manquants est bien plus efficace qu'un « merci d'envoyer vos pièces » générique. Les clients déjà complets ne doivent pas être relancés du tout.
En continu : vérifiez au fil de l'eau
Vérifier par petits lots garde un retour rapide. Acceptez ce qui est complet, refusez le reste avec un motif court et précis pour que le client puisse corriger le jour même.
À l'échéance : regardez la liste des retards, pas toute la liste
Le jour de l'échéance, concentrez-vous uniquement sur les clients en retard et sur ce qui manque exactement à chacun. C'est généralement une liste courte, et un appel est souvent plus rapide qu'un nouvel e-mail.
Après la clôture : ajustez la liste
Si le même élément est refusé encore et encore, la consigne n'est probablement pas claire. Améliorez la formulation avant la période suivante.
