Biura, które spokojnie zamykają miesiąc, zwykle za każdym razem trzymają się tego samego rytmu. Konkretne dni zależą od lokalnych terminów, ale struktura jest uniwersalna.
Dzień 1: otwórz okres dla wszystkich klientów
Otwórz nowy okres zbierania dla wszystkich aktywnych klientów jednocześnie, aby każdy dostał tę samą listę tego samego dnia. Ci, którzy przygotowują się wcześniej, mogą zacząć od razu.
Kilka dni przed terminem: przypominaj tylko o brakach
Przypomnienie z dwiema konkretnymi brakującymi pozycjami działa znacznie lepiej niż ogólne „proszę przesłać dokumenty”. Klientom, którzy mają już komplet, nie przypominaj wcale.
Na bieżąco: sprawdzaj dokumenty, gdy przychodzą
Sprawdzanie małymi porcjami sprawia, że informacja zwrotna jest szybka. Przyjmuj kompletne dokumenty, a niekompletne odrzucaj z krótkim, konkretnym powodem, aby klient mógł je poprawić tego samego dnia.
W dniu terminu: patrz na listę zaległych, nie na całą
W dniu terminu skup się tylko na klientach po terminie i na tym, czego dokładnie każdemu brakuje. Zwykle to krótka lista - a telefon bywa szybszy niż kolejny e-mail.
Po zamknięciu: popraw listę dokumentów
Jeśli ta sama pozycja wraca raz za razem, instrukcja jest prawdopodobnie niejasna. Popraw sformułowanie przed kolejnym okresem.
