Azok az irodák, amelyek nyugodtan zárják a hónapot, általában minden alkalommal ugyanazt a ritmust követik. A pontos napok a helyi határidőktől függenek, de a szerkezet mindenhol ugyanaz.
1. nap: nyissa meg az időszakot minden ügyfélnek
Nyissa meg az új gyűjtési időszakot egyszerre az összes aktív ügyfélnek, hogy mindenki ugyanazon a napon kapja meg ugyanazt az ellenőrzőlistát. A korán készülő ügyfelek azonnal elkezdhetik.
Néhány nappal a határidő előtt: csak a hiányzókra emlékeztessen
Egy emlékeztető, amely felsorolja a két hiányzó tételt, sokkal hatékonyabb, mint egy általános „kérjük, küldje el a dokumentumait”. Azokat az ügyfeleket, akik már mindent leadtak, egyáltalán ne emlékeztesse.
Folyamatosan: ellenőrizzen, ahogy a dokumentumok érkeznek
A kis adagokban végzett ellenőrzés gyorsan tartja a visszajelzést. Fogadja el, ami teljes; amit nem, azt utasítsa el rövid, konkrét indoklással, hogy az ügyfél még aznap javíthassa.
Határidő napja: a késők listáját nézze, ne a teljes listát
A határidő napján csak a késésben lévő ügyfelekre összpontosítson, és arra, hogy pontosan mi hiányzik tőlük. Ez általában rövid lista - és egy telefonhívás gyakran gyorsabb, mint még egy e-mail.
A zárás után: igazítson az ellenőrzőlistán
Ha ugyanazt a tételt újra és újra el kell utasítani, valószínűleg az útmutatás nem egyértelmű. Pontosítsa a megfogalmazást a következő időszak előtt.
