Фирмы, которые закрывают месяц спокойно, обычно каждый раз следуют одному и тому же ритму. Конкретные дни зависят от местных сроков, но структура универсальна.
День 1: откройте период для всех клиентов
Откройте новый период сбора для всех активных клиентов сразу, чтобы все получили одинаковый список в один и тот же день. Те, кто готовится заранее, смогут начать немедленно.
За несколько дней до срока: напоминайте только о недостающем
Напоминание с двумя конкретными недостающими пунктами работает гораздо лучше, чем общее «пришлите, пожалуйста, документы». Клиентам, у которых всё уже собрано, напоминать не нужно вовсе.
Постоянно: проверяйте документы по мере поступления
Проверка небольшими порциями делает обратную связь быстрой. Полные документы принимайте, неполные - отклоняйте с короткой конкретной причиной, чтобы клиент мог всё исправить в тот же день.
В день срока: смотрите на просроченных, а не на весь список
В день срока сосредоточьтесь только на клиентах с просрочкой и на том, чего именно каждому не хватает. Обычно это короткий список - и звонок часто быстрее, чем ещё одно письмо.
После закрытия: поправьте список
Если один и тот же пункт отклоняют снова и снова, инструкция, скорее всего, непонятна. Улучшите формулировку до следующего периода.
