Cabinetele care închid luna fără stres urmează, de regulă, același ritm de fiecare dată. Zilele exacte depind de termenele locale, dar structura este universală.
Ziua 1: deschideți perioada pentru fiecare client
Deschideți noua perioadă de colectare pentru toți clienții activi deodată, astfel încât toți să primească aceeași listă de documente în aceeași zi. Clienții care se pregătesc din timp pot începe imediat.
Cu câteva zile înainte de termen: amintiți doar ce lipsește
Un memento care enumeră cele două documente lipsă este mult mai eficient decât un „vă rog să trimiteți documentele” general. Clienții care au trimis deja totul nu ar trebui să primească niciun memento.
Permanent: verificați documentele pe măsură ce sosesc
Verificarea în loturi mici păstrează feedbackul rapid. Acceptați ce este complet; respingeți ce nu este, cu un motiv scurt și precis, ca clientul să poată corecta în aceeași zi.
La termen: priviți lista restanțelor, nu lista completă
În ziua termenului, concentrați-vă doar pe clienții restanți și pe ce anume îi lipsește fiecăruia. De obicei este o listă scurtă - iar un telefon este adesea mai rapid decât încă un e-mail.
După închidere: ajustați lista de documente
Dacă același element este respins iar și iar, probabil instrucțiunea nu este clară. Îmbunătățiți formularea înainte de următoarea perioadă.
