Gli studi che chiudono il mese con calma seguono di solito sempre lo stesso ritmo. I giorni esatti dipendono dalle scadenze locali, ma la struttura è universale.
Giorno 1: apri il periodo per tutti i clienti
Apri il nuovo periodo di raccolta per tutti i clienti attivi contemporaneamente, così tutti ricevono la stessa lista lo stesso giorno. Chi si prepara in anticipo può iniziare subito.
Qualche giorno prima della scadenza: ricorda solo ciò che manca
Un promemoria che elenca le due voci mancanti è molto più efficace di un generico «per favore manda i documenti». Ai clienti già completi non serve alcun promemoria.
In modo continuo: controlla man mano che arrivano
Controllare a piccoli blocchi mantiene rapido il riscontro. Accetta ciò che è completo e rifiuta ciò che non lo è con un motivo breve e preciso, così il cliente può correggere lo stesso giorno.
Alla scadenza: guarda la lista dei ritardatari, non tutta la lista
Alla scadenza concentrati solo sui clienti in ritardo e su cosa manca esattamente a ciascuno. Di solito è una lista breve, e una telefonata è spesso più veloce di un'altra e-mail.
Dopo la chiusura: sistema la lista
Se la stessa voce viene rifiutata più e più volte, probabilmente l'istruzione non è chiara. Migliora la formulazione prima del periodo successivo.
