Kancelárie, ktoré uzatvárajú mesiac v pokoji, majú zvyčajne zakaždým rovnaký rytmus. Konkrétne dni závisia od miestnych termínov, ale štruktúra je univerzálna.
1. deň: otvorte obdobie pre všetkých klientov
Otvorte nové obdobie zberu pre všetkých aktívnych klientov naraz, aby všetci dostali rovnaký zoznam v rovnaký deň. Klienti, ktorí sa pripravujú dopredu, môžu začať hneď.
Pár dní pred termínom: pripomeňte len to, čo chýba
Pripomienka s dvoma konkrétnymi chýbajúcimi položkami funguje oveľa lepšie ako všeobecné „pošlite, prosím, doklady“. Klientom, ktorí už majú všetko hotové, nepripomínajte vôbec.
Priebežne: kontrolujte, ako doklady prichádzajú
Kontrola po malých dávkach udržuje spätnú väzbu rýchlu. Kompletné doklady prijmite, nekompletné vráťte s krátkym konkrétnym dôvodom, aby ich klient mohol opraviť ešte v ten istý deň.
V deň termínu: pozerajte sa na zoznam po termíne, nie na všetko
V deň termínu sa sústreďte len na klientov po termíne a na to, čo presne každému chýba. Zvyčajne ide o krátky zoznam - a telefonát býva rýchlejší ako ďalší e-mail.
Po uzávierke: upravte zoznam dokladov
Ak sa rovnaká položka vracia znova a znova, pokyn je pravdepodobne nejasný. Vylepšite formuláciu pred ďalším obdobím.
