Kanceláře, které uzavírají měsíc v klidu, mají obvykle pokaždé stejný rytmus. Konkrétní dny závisí na místních termínech, ale struktura je univerzální.
1. den: otevřete období pro všechny klienty
Otevřete nové období sběru pro všechny aktivní klienty najednou, aby všichni dostali stejný seznam ve stejný den. Klienti, kteří se připravují dopředu, mohou začít hned.
Pár dní před termínem: připomeňte jen to, co chybí
Připomínka se dvěma konkrétními chybějícími položkami funguje mnohem lépe než obecné „pošlete prosím doklady“. Klientům, kteří už mají vše hotové, nepřipomínejte vůbec.
Průběžně: kontrolujte, jak doklady přicházejí
Kontrola po malých dávkách udržuje zpětnou vazbu rychlou. Kompletní doklady přijměte, nekompletní vraťte s krátkým konkrétním důvodem, aby je klient mohl opravit ještě týž den.
V den termínu: dívejte se na seznam po termínu, ne na všechno
V den termínu se soustřeďte jen na klienty po termínu a na to, co přesně každému chybí. Obvykle jde o krátký seznam - a telefonát bývá rychlejší než další e-mail.
Po uzávěrce: upravte seznam dokladů
Pokud se stejná položka vrací znovu a znovu, pokyn je nejspíš nejasný. Vylepšete formulaci před dalším obdobím.
