Uredi koji mjesec zatvaraju mirno obično svaki put slijede isti ritam. Točni dani ovise o vašim lokalnim rokovima, ali struktura je univerzalna.
1. dan: otvorite razdoblje za svakog klijenta
Otvorite novo razdoblje prikupljanja za sve aktivne klijente odjednom, tako da svi dobiju isti popis dokumenata istoga dana. Klijenti koji se pripremaju ranije mogu odmah početi.
Nekoliko dana prije roka: podsjetite samo na ono što nedostaje
Podsjetnik koji navodi dvije stavke koje nedostaju mnogo je učinkovitiji od općenitog „pošaljite svoju dokumentaciju“. Klijente koji su već sve predali uopće ne treba podsjećati.
Stalno: pregledavajte dokumente kako pristižu
Pregled u malim serijama održava brzu povratnu informaciju. Prihvatite ono što je potpuno; ono što nije odbijte uz kratko, konkretno obrazloženje kako bi klijent to mogao ispraviti istoga dana.
Dan roka: gledajte popis zakašnjelih, a ne cijeli popis
Na dan roka usredotočite se samo na klijente koji kasne i na ono što svakome od njih točno nedostaje. To je obično kratak popis - a telefonski poziv često je brži od još jedne e-poruke.
Nakon zatvaranja: prilagodite popis dokumenata
Ako se ista stavka uvijek iznova odbija, uputa vjerojatno nije jasna. Poboljšajte formulaciju prije sljedećeg razdoblja.
