Los despachos que cierran el mes con calma suelen seguir siempre el mismo ritmo. Los días exactos dependen de tus plazos locales, pero la estructura es universal.
Día 1: abre el periodo para todos los clientes
Abre el nuevo periodo de recogida para todos los clientes activos a la vez, para que todos reciban la misma lista el mismo día. Quien se prepara con antelación puede empezar de inmediato.
Unos días antes del plazo: recuerda solo lo que falta
Un recordatorio que enumera los dos elementos que faltan es mucho más eficaz que un genérico «envía tus documentos, por favor». A los clientes que ya lo tienen todo no hay que recordarles nada.
De forma continua: revisa a medida que llegan
Revisar en pequeños lotes mantiene la respuesta rápida. Acepta lo que está completo y rechaza lo que no con un motivo breve y concreto, para que el cliente pueda corregirlo el mismo día.
Fecha límite: mira la lista de vencidos, no la lista completa
En la fecha límite, céntrate solo en los clientes con retraso y en qué le falta exactamente a cada uno. Suele ser una lista corta, y una llamada a menudo es más rápida que otro correo.
Después del cierre: ajusta la lista
Si el mismo elemento se rechaza una y otra vez, probablemente la instrucción no está clara. Mejora la redacción antes del siguiente periodo.
