Os escritórios que fecham o mês com tranquilidade costumam seguir sempre o mesmo ritmo. Os dias exatos dependem dos seus prazos locais, mas a estrutura é universal.
Dia 1: abra o período para todos os clientes
Abra o novo período de recebimento para todos os clientes ativos de uma vez, para que todos recebam o mesmo checklist no mesmo dia. Quem se organiza cedo pode começar na hora.
Alguns dias antes do prazo: lembre só o que está faltando
Um lembrete que lista os dois itens que faltam é muito mais eficaz do que um genérico “por favor, envie seus documentos”. Clientes que já mandaram tudo não devem receber lembrete nenhum.
O tempo todo: confira os documentos conforme eles chegam
Conferir em pequenos lotes mantém o retorno rápido. Aceite o que está completo; recuse o que não está, com um motivo curto e específico, para que o cliente possa corrigir no mesmo dia.
No dia do prazo: olhe a lista de atrasados, não a lista inteira
No dia do prazo, concentre-se apenas nos clientes atrasados e no que exatamente falta de cada um. Normalmente é uma lista curta - e uma ligação muitas vezes resolve mais rápido do que outro e-mail.
Depois do fechamento: ajuste o checklist
Se o mesmo item é recusado várias e várias vezes, a instrução provavelmente não está clara. Melhore o texto antes do próximo período.
