La mayoría de los despachos tiene una fecha límite para los documentos de sus clientes. Muchos menos tienen una que los clientes realmente respeten. La diferencia casi nunca es la disciplina - es cómo se elige, se muestra y se hace valer la fecha.
Calcula hacia atrás desde tu propia fecha límite
Empieza por la fecha en la que tienes que presentar o reportar. Réstale el tiempo que necesitas para procesar, revisar y hacer preguntas de seguimiento. Luego agrega un pequeño margen. El resultado es la última fecha en la que puedes aceptar documentos - y la fecha límite de tus clientes debe ser unos días antes, no ese mismo día.
Usa el mismo día cada mes
“El día 10 de cada mes” es fácil de recordar. “Normalmente por la segunda semana” no lo es. Un día fijo se vuelve hábito; uno que cambia se vuelve una sorpresa cada vez.
Que sea realista para el cliente
Tus clientes necesitan tiempo para conseguir sus propios documentos: los bancos publican los estados de cuenta el primer día hábil, los proveedores facturan tarde, la nómina se cierra a fin de mes. Una fecha límite el día 2 la va a incumplir la mayoría de los clientes, por más que se la recuerdes. Una fecha imposible deja de tomarse en serio.
Muéstrala en todos los lugares donde mira el cliente
- En el asunto de la solicitud mensual
- Hasta arriba de la lista de documentos
- En cada recordatorio, junto con lo que falta
- En la zona horaria del cliente, escrita como fecha, no como “en diez días”
Mantenla creíble
Si los documentos que llegan tarde siempre se aceptan sin comentarios, la fecha límite poco a poco se vuelve una sugerencia. No necesitas penalizaciones - necesitas constancia. Deja que el cliente vea cuándo un documento está vencido, da seguimiento el día de la fecha límite y explica con calma lo que el retraso significa para él: “Si los documentos llegan después del día 10, no podemos garantizar que la presentación salga a tiempo.”
Distingue “vencido” de “imposible”
A veces un documento de verdad todavía no existe - el proveedor aún no ha emitido la factura. Dale al cliente una forma de avisarte antes de la fecha límite, en lugar de que simplemente no llegue. Una nota como “factura esperada para el día 15” mantiene el sentido de la fecha límite para todo lo demás.
Revísala una vez al año
Si la mayoría de tus clientes no cumple la fecha límite todos los meses, quizá el problema sea la fecha y no los clientes. Fíjate cuándo llegan realmente los documentos, ajusta la fecha - y luego sostenla.
MonthDocs le muestra a cada cliente su fecha límite en su propia zona horaria, marca automáticamente lo vencido y te da la lista de clientes atrasados el día de la fecha límite.
