Většina kanceláří má termín pro doklady od klientů. Mnohem méně jich má termín, který klienti opravdu dodržují. Rozdíl zřídka spočívá v disciplíně - jde o to, jak je termín zvolen, ukázán a vymáhán.
Počítejte zpětně od vlastního termínu
Začněte datem, kdy musíte podat přiznání nebo hlášení. Odečtěte čas na zpracování, kontrolu a doplňující dotazy. Přidejte malou rezervu. Výsledek je nejzazší den, kdy můžete doklady přijmout - a termín pro klienta má být pár dní před ním, ne na něm.
Používejte každý měsíc stejný den
„Desátého každý měsíc“ se snadno pamatuje. „Obvykle tak ve druhém týdnu“ ne. Pevný den se stane návykem, pohyblivý je pokaždé překvapením.
Udělejte ho pro klienta reálným
Klienti potřebují čas na vlastní zdroje: banky vydávají výpisy první pracovní den, dodavatelé posílají faktury pozdě, mzdy se uzavírají na konci měsíce. Termín na 2. den většina klientů nestihne, ať připomínáte jakkoli často. Nesplnitelný termín přestane být brán vážně.
Ukazujte ho všude, kam se klient dívá
- V předmětu měsíční žádosti
- Nahoře v seznamu dokladů
- V každé připomínce spolu s chybějícími položkami
- V časovém pásmu klienta, jako datum, ne „za deset dní“
Udržte ho věrohodný
Pokud jsou pozdní doklady vždy přijaty bez komentáře, termín se potichu stane doporučením. Nepotřebujete sankce - potřebujete důslednost. Ukažte klientům, když je položka po termínu, ozvěte se v den termínu a klidně zmiňte, co zpoždění znamená: „Pokud doklady dorazí po 10., nemůžeme zaručit včasné podání.“
Oddělte „po termínu“ od „nemožné“
Někdy doklad opravdu ještě neexistuje - dodavatel nevystavil fakturu. Dejte klientům možnost říct vám to před termínem, místo aby ho tiše nestihli. Poznámka „faktura čekána 15.“ zachová smysl termínu pro všechno ostatní.
Jednou ročně ho přehodnoťte
Pokud termín každý měsíc nestihne většina klientů, problém může být v termínu, ne v klientech. Podívejte se, kdy doklady skutečně chodí, a datum upravte - a pak ho držte.
MonthDocs ukazuje každému klientovi termín v jeho časovém pásmu, automaticky označuje položky po termínu a v den termínu vám dá seznam klientů, kteří nestihli.
