Quasi tutti gli studi hanno una scadenza per i documenti dei clienti. Molti meno ne hanno una che i clienti rispettano davvero. La differenza raramente è la disciplina: dipende da come la scadenza viene scelta, mostrata e mantenuta.
Calcola a ritroso dalla tua scadenza
Parti dalla data in cui devi presentare o comunicare. Togli il tempo per elaborare, controllare e fare domande. Aggiungi un piccolo margine. Il risultato è l'ultima data utile per accettare documenti, e la scadenza per il cliente deve cadere qualche giorno prima, non quel giorno.
Usa lo stesso giorno ogni mese
«Il 10 di ogni mese» è facile da ricordare. «Di solito verso la seconda settimana» no. Un giorno fisso diventa un'abitudine, uno variabile è ogni volta una sorpresa.
Rendila realistica per il cliente
Il cliente ha bisogno di tempo per le proprie fonti: le banche pubblicano gli estratti il primo giorno lavorativo, i fornitori fatturano in ritardo, le paghe chiudono a fine mese. Una scadenza al 2 verrà mancata dalla maggior parte dei clienti, per quanti promemoria tu mandi. Una scadenza impossibile smette di essere presa sul serio.
Mostrala ovunque il cliente guardi
- Nell'oggetto della richiesta mensile
- In cima alla lista dei documenti
- In ogni promemoria, insieme alle voci mancanti
- Nel fuso orario del cliente, come data, non «tra dieci giorni»
Mantienila credibile
Se i documenti in ritardo vengono sempre accettati senza commenti, la scadenza diventa in silenzio un suggerimento. Non servono penali, serve coerenza. Fai vedere al cliente quando una voce è scaduta, fatti sentire il giorno della scadenza e spiega con calma cosa comporta il ritardo: «Se i documenti arrivano dopo il 10, non possiamo garantire l'invio nei termini».
Distingui «scaduto» da «impossibile»
A volte un documento non esiste ancora: il fornitore non ha fatturato. Dai al cliente un modo per dirtelo prima della scadenza, invece di mancarla in silenzio. Una nota come «fattura prevista per il 15» mantiene il senso della scadenza per tutto il resto.
Rivedila una volta l'anno
Se la maggior parte dei clienti manca la scadenza ogni mese, il problema potrebbe essere la scadenza, non i clienti. Guarda quando arrivano davvero i documenti, aggiusta la data e poi mantienila.
MonthDocs mostra a ogni cliente la scadenza nel suo fuso orario, segna in automatico le voci scadute e il giorno della scadenza ti dà l'elenco dei clienti in ritardo.
