Çoğu büronun müşteri belgeleri için bir son tarihi vardır. Müşterilerin gerçekten uyduğu bir son tarihi olan büro ise çok daha azdır. Aradaki fark nadiren disiplindir - fark, son tarihin nasıl seçildiği, nasıl gösterildiği ve nasıl uygulandığıdır.
Kendi son tarihinizden geriye doğru hesaplayın
Beyanname vermeniz veya raporlamanız gereken tarihle başlayın. İşleme, kontrol ve ek sorular için ihtiyaç duyduğunuz süreyi çıkarın. Ardından küçük bir pay ekleyin. Sonuç, belgeleri kabul edebileceğiniz en son tarihtir - müşterilere vereceğiniz son tarih ise bu tarihin kendisi değil, birkaç gün öncesi olmalıdır.
Her ay aynı günü kullanın
“Her ayın 10’u” kolay hatırlanır. “Genellikle ikinci hafta civarı” ise hatırlanmaz. Sabit bir gün alışkanlığa dönüşür; değişken bir gün ise her seferinde sürpriz olur.
Müşteri için gerçekçi olsun
Müşterilerin kendi kaynakları için zamana ihtiyacı vardır: bankalar ekstreleri ilk iş gününde yayınlar, tedarikçiler faturaları geç gönderir, bordro ay sonunda kapanır. Ayın 2’sine konan bir son tarih, ne kadar hatırlatırsanız hatırlatın müşterilerin çoğu tarafından kaçırılır. İmkânsız bir son tarih artık ciddiye alınmaz.
Müşterinin baktığı her yerde gösterin
- Aylık talebin konu satırında
- Belge kontrol listesinin en üstünde
- Her hatırlatmada, eksik kalemlerle birlikte
- Müşterinin kendi saat diliminde, “on gün içinde” gibi değil, tarih olarak yazılmış şekilde
İnandırıcı tutun
Geç gelen belgeler her zaman yorum yapılmadan kabul edilirse, son tarih sessizce bir öneriye dönüşür. Cezalara ihtiyacınız yok - tutarlılığa ihtiyacınız var. Bir kalemin geciktiğini müşterilerin görmesini sağlayın, son tarihte takip edin ve gecikmenin onlar için ne anlama geldiğini sakince belirtin: “Belgeler ayın 10’undan sonra gelirse, beyannamenin zamanında verilmesini garanti edemeyiz.”
“Süresi gelen” ile “imkânsız” olanı ayırın
Bazen bir belge gerçekten henüz yoktur - tedarikçi faturayı kesmemiştir. Müşterilere, son tarihi sessizce kaçırmak yerine bunu son tarihten önce size bildirme imkânı verin. “Faturanın ayın 15’inde gelmesi bekleniyor” gibi bir not, son tarihi diğer her şey için anlamlı tutar.
Yılda bir kez gözden geçirin
Müşterilerin çoğu son tarihi her ay kaçırıyorsa, sorun müşteriler değil son tarih olabilir. Belgelerin gerçekte ne zaman geldiğine bakın ve tarihi ayarlayın - sonra ona bağlı kalın.
MonthDocs her müşteriye son tarihini kendi saat diliminde gösterir, gecikmiş kalemleri otomatik olarak işaretler ve son tarihte size geciken müşterilerin listesini sunar.
