Die meisten Kanzleien haben eine Frist für Mandantenunterlagen. Deutlich weniger haben eine, an die sich Mandanten tatsächlich halten. Der Unterschied liegt selten an Disziplin - sondern daran, wie die Frist gewählt, gezeigt und durchgesetzt wird.
Rechnen Sie von Ihrer eigenen Frist rückwärts
Beginnen Sie mit dem Datum, zu dem Sie melden oder einreichen müssen. Ziehen Sie die Zeit für Verarbeitung, Prüfung und Rückfragen ab. Planen Sie einen kleinen Puffer ein. Das Ergebnis ist der späteste Tag, an dem Sie Unterlagen annehmen können - die Mandantenfrist sollte einige Tage davor liegen, nicht genau darauf.
Nehmen Sie jeden Monat denselben Tag
„Der 10. jedes Monats“ ist leicht zu merken. „Meist so in der zweiten Woche“ nicht. Ein fester Tag wird zur Gewohnheit, ein wechselnder ist jedes Mal eine Überraschung.
Machen Sie sie für den Mandanten realistisch
Mandanten brauchen Zeit für ihre eigenen Quellen: Banken stellen Auszüge am ersten Werktag bereit, Lieferanten rechnen spät ab, die Lohnabrechnung schließt zum Monatsende. Eine Frist zum 2. werden die meisten Mandanten verpassen, egal wie oft Sie erinnern. Eine unmögliche Frist wird nicht mehr ernst genommen.
Zeigen Sie sie überall, wo der Mandant hinschaut
- Im Betreff der monatlichen Anforderung
- Oben in der Belegliste
- In jeder Erinnerung, zusammen mit den fehlenden Positionen
- In der Zeitzone des Mandanten, als Datum, nicht „in zehn Tagen“
Halten Sie sie glaubwürdig
Werden verspätete Unterlagen immer kommentarlos angenommen, wird die Frist still zur Empfehlung. Sie brauchen keine Sanktionen, sondern Konsequenz. Zeigen Sie Mandanten, wenn eine Position überfällig ist, melden Sie sich am Fälligkeitstag und erklären Sie ruhig, was Verspätung bedeutet: „Kommen die Unterlagen nach dem 10., können wir die fristgerechte Abgabe nicht garantieren.“
Trennen Sie „überfällig“ von „unmöglich“
Manchmal gibt es einen Beleg tatsächlich noch nicht - der Lieferant hat nicht abgerechnet. Geben Sie Mandanten die Möglichkeit, das vor der Frist mitzuteilen, statt sie stillschweigend zu verpassen. Eine Notiz wie „Rechnung kommt am 15.“ hält die Frist für alles andere bedeutsam.
Überprüfen Sie sie einmal im Jahr
Verpasst die Mehrheit der Mandanten jeden Monat die Frist, liegt das Problem vielleicht an der Frist, nicht an den Mandanten. Schauen Sie, wann Unterlagen wirklich eingehen, passen Sie das Datum an - und halten Sie es dann.
MonthDocs zeigt jedem Mandanten die Frist in seiner Zeitzone, markiert überfällige Positionen automatisch und liefert Ihnen am Fälligkeitstag die Liste der säumigen Mandanten.
