Większość biur ma termin na dokumenty od klientów. Znacznie mniej ma termin, którego klienci naprawdę przestrzegają. Różnica rzadko wynika z dyscypliny - chodzi o to, jak termin jest wybrany, pokazany i egzekwowany.
Licz wstecz od własnego terminu
Zacznij od daty, w której musisz złożyć deklarację lub raport. Odejmij czas na przetworzenie, sprawdzenie i pytania. Dodaj mały zapas. Wynik to ostatni dzień, w którym możesz przyjąć dokumenty - a termin dla klienta powinien wypadać kilka dni wcześniej, nie dokładnie wtedy.
Używaj tego samego dnia co miesiąc
„10. dnia każdego miesiąca” łatwo zapamiętać. „Zwykle gdzieś w drugim tygodniu” - nie. Stały dzień staje się nawykiem, ruchomy za każdym razem jest niespodzianką.
Niech będzie realny dla klienta
Klienci potrzebują czasu na własne źródła: banki udostępniają wyciągi pierwszego dnia roboczego, dostawcy wysyłają faktury z opóźnieniem, płace zamyka się na koniec miesiąca. Termin na 2. dzień większość klientów przegapi, niezależnie od liczby przypomnień. Termin niemożliwy do dotrzymania przestaje być traktowany poważnie.
Pokazuj go wszędzie, gdzie patrzy klient
- W temacie comiesięcznej prośby
- Na górze listy dokumentów
- W każdym przypomnieniu, razem z brakującymi pozycjami
- W strefie czasowej klienta, jako datę, a nie „za dziesięć dni”
Dbaj o wiarygodność
Jeśli spóźnione dokumenty są zawsze przyjmowane bez słowa, termin po cichu staje się sugestią. Nie potrzebujesz kar - potrzebujesz konsekwencji. Pokazuj klientom, gdy pozycja jest po terminie, odzywaj się w dniu terminu i spokojnie wyjaśniaj skutki: „Jeśli dokumenty dotrą po 10., nie możemy zagwarantować terminowego złożenia deklaracji”.
Oddziel „po terminie” od „niemożliwe”
Czasem dokument naprawdę jeszcze nie istnieje - dostawca nie wystawił faktury. Daj klientom możliwość poinformowania o tym przed terminem, zamiast milczącego spóźnienia. Notatka „faktura spodziewana 15.” utrzymuje sens terminu dla wszystkiego innego.
Przeglądaj go raz w roku
Jeśli większość klientów co miesiąc nie dotrzymuje terminu, problemem może być termin, a nie klienci. Sprawdź, kiedy dokumenty faktycznie przychodzą, skoryguj datę - i potem się jej trzymaj.
MonthDocs pokazuje każdemu klientowi termin w jego strefie czasowej, automatycznie oznacza pozycje po terminie i w dniu terminu daje Ci listę spóźnionych klientów.
