A legtöbb irodának van határideje az ügyféldokumentumokra. Sokkal kevesebbnek van olyan, amelyet az ügyfelek ténylegesen be is tartanak. A különbség ritkán a fegyelmen múlik - azon múlik, hogyan választják ki, hogyan mutatják meg és hogyan érvényesítik a határidőt.
Számoljon visszafelé a saját határidejétől
Induljon ki abból a dátumból, ameddig be kell nyújtania a bevallást vagy a jelentést. Vonja le belőle a feldolgozáshoz, az ellenőrzéshez és a további kérdésekhez szükséges időt. Aztán adjon hozzá egy kis tartalékot. Az eredmény a legkésőbbi dátum, amikor még fogadhat dokumentumokat - az ügyfélhatáridő pedig néhány nappal ez előtt legyen, ne pont ezen a napon.
Minden hónapban ugyanaz a nap legyen
„Minden hónap 10-e” könnyen megjegyezhető. „Általában a második hét táján” nem. A rögzített nap szokássá válik; a változó minden alkalommal meglepetés.
Legyen reális az ügyfél számára
Az ügyfeleknek idő kell a saját forrásaikhoz: a bankok az első munkanapon teszik közzé a kivonatokat, a szállítók későn küldik a számlákat, a bérszámfejtés a hónap végén zárul. A 2-i határidőt az ügyfelek többsége lekési, akárhányszor is emlékezteti őket. A teljesíthetetlen határidőt egy idő után senki sem veszi komolyan.
Mutassa meg mindenhol, ahová az ügyfél néz
- A havi bekérő tárgysorában
- A dokumentum-ellenőrzőlista tetején
- Minden emlékeztetőben, a hiányzó tételekkel együtt
- Az ügyfél saját időzónájában, dátumként megadva, nem úgy, hogy „tíz nap múlva”
Tartsa hitelesen
Ha a késve érkező dokumentumokat mindig szó nélkül elfogadják, a határidő csendben javaslattá válik. Nincs szükség büntetésekre - következetességre van szükség. Hagyja, hogy az ügyfelek lássák, ha egy tétel késésben van, a határidő napján érdeklődjön, és nyugodtan mondja el, mit jelent számukra a késés: „Ha a dokumentumok 10-e után érkeznek, nem tudjuk garantálni a határidőben történő benyújtást.”
Válassza külön a „határidős” és a „lehetetlen” eseteket
Néha egy dokumentum valóban még nem létezik - a szállító még nem számlázott. Adjon módot az ügyfeleknek, hogy ezt a határidő előtt jelezzék, ahelyett hogy szó nélkül lekésnék. Egy olyan megjegyzés, mint „a számla 15-ére várható”, minden más tételnél megőrzi a határidő értelmét.
Évente egyszer vizsgálja felül
Ha az ügyfelek többsége minden hónapban lekési a határidőt, lehet, hogy a határidővel van a gond, nem az ügyfelekkel. Nézze meg, mikor érkeznek ténylegesen a dokumentumok, igazítsa hozzá a dátumot - aztán tartsa magát hozzá.
A MonthDocs minden ügyfélnek a saját időzónájában mutatja a határidőt, automatikusan megjelöli a késésben lévő tételeket, és a határidő napján listát ad a késésben lévő ügyfelekről.
