A maioria dos escritórios tem um prazo para os documentos dos clientes. Bem menos escritórios têm um prazo que os clientes realmente cumprem. A diferença raramente é disciplina - é a forma como o prazo é escolhido, mostrado e cobrado.
Calcule de trás para frente a partir do seu próprio prazo
Comece pela data em que você precisa entregar a obrigação ou o relatório. Subtraia o tempo de que você precisa para processar, conferir e tirar dúvidas. Depois, acrescente uma pequena folga. O resultado é a última data em que você consegue aceitar documentos - e o prazo do cliente deve ficar alguns dias antes disso, não exatamente nessa data.
Use o mesmo dia todo mês
“Todo dia 10” é fácil de lembrar. “Geralmente lá pela segunda semana” não é. Um dia fixo vira hábito; um dia que muda vira surpresa toda vez.
Seja realista com o cliente
O cliente também depende de terceiros: os bancos disponibilizam os extratos no primeiro dia útil, os fornecedores mandam notas fiscais com atraso, a folha de pagamento fecha no fim do mês. Um prazo no dia 2 vai ser perdido pela maioria dos clientes, não importa quantas vezes você lembre. Um prazo impossível deixa de ser levado a sério.
Mostre o prazo em todo lugar que o cliente olha
- No assunto do pedido mensal
- No topo do checklist de documentos
- Em todo lembrete, junto com os itens que faltam
- No fuso horário do cliente, escrito como data, e não como “em dez dias”
Mantenha o prazo confiável
Se documentos atrasados são sempre aceitos sem nenhum comentário, o prazo vira silenciosamente uma sugestão. Você não precisa de multas - precisa de consistência. Deixe o cliente ver quando um item está atrasado, faça o acompanhamento no dia do prazo e explique com calma o que o atraso significa para ele: “Se os documentos chegarem depois do dia 10, não conseguimos garantir a entrega no prazo.”
Separe “no prazo” de “impossível”
Às vezes o documento realmente ainda não existe - o fornecedor ainda não emitiu a nota. Dê ao cliente uma forma de avisar isso antes do prazo, em vez de simplesmente deixar passar. Uma observação como “nota prevista para o dia 15” mantém o prazo valendo para todo o resto.
Revise uma vez por ano
Se a maioria dos clientes perde o prazo todo mês, o problema pode ser o prazo, e não os clientes. Veja quando os documentos realmente chegam e ajuste a data - e depois mantenha.
O MonthDocs mostra a cada cliente o prazo no fuso horário dele, marca automaticamente os itens atrasados e entrega a você uma lista dos clientes atrasados no dia do prazo.
