Većina ureda ima rok za dostavu dokumentacije klijenata. Mnogo manje njih ima rok koji klijenti zaista poštuju. Razlika je rijetko u disciplini - riječ je o tome kako je rok odabran, prikazan i proveden.
Krenite unatrag od vlastitog roka
Počnite od datuma do kojeg morate predati prijavu ili izvješće. Oduzmite vrijeme potrebno za obradu, pregled i dodatna pitanja. Zatim dodajte malu rezervu. Rezultat je najkasniji datum do kojeg možete primiti dokumentaciju - a rok za klijente trebao bi biti nekoliko dana prije toga, a ne točno na taj dan.
Koristite isti dan svaki mjesec
„10. u svakom mjesecu“ lako je zapamtiti. „Obično negdje u drugom tjednu“ nije. Stalan dan postaje navika; promjenjiv dan svaki put postaje iznenađenje.
Neka bude realan za klijenta
Klijentima treba vremena za vlastite izvore: banke objavljuju izvode prvog radnog dana, dobavljači kasno šalju račune, plaće se zatvaraju na kraju mjeseca. Rok 2. u mjesecu propustit će većina klijenata, koliko god ih često podsjećali. Rok koji je nemoguće ispuniti prestaje se shvaćati ozbiljno.
Prikažite ga svugdje gdje klijent gleda
- U naslovu mjesečnog zahtjeva
- Na vrhu popisa dokumenata
- U svakom podsjetniku, zajedno sa stavkama koje nedostaju
- U klijentovoj vremenskoj zoni, napisan kao datum, a ne kao „za deset dana“
Održite ga vjerodostojnim
Ako se zakašnjela dokumentacija uvijek prihvaća bez komentara, rok tiho postaje prijedlog. Ne trebaju vam kazne - treba vam dosljednost. Neka klijenti vide kada stavka kasni, javite im se na dan roka i mirno navedite što kašnjenje za njih znači: „Ako dokumentacija stigne nakon 10., ne možemo jamčiti predaju na vrijeme.“
Odvojite „dospjelo“ od „nemoguće“
Ponekad dokument zaista još ne postoji - dobavljač još nije izdao račun. Dajte klijentima način da vam to jave prije roka, umjesto da ga šutke propuste. Napomena poput „račun se očekuje 15.“ čuva smisao roka za sve ostalo.
Preispitajte ga jednom godišnje
Ako većina klijenata svaki mjesec propusti rok, problem je možda u roku, a ne u klijentima. Pogledajte kada dokumentacija stvarno stiže i prilagodite datum - a zatim ga se držite.
MonthDocs svakom klijentu prikazuje rok u njegovoj vremenskoj zoni, automatski označava stavke koje kasne i na dan roka daje vam popis klijenata koji kasne.
