La mayoría de despachos tiene una fecha límite para los documentos de los clientes. Muchos menos tienen una que los clientes respeten de verdad. La diferencia rara vez es disciplina: depende de cómo se elige, se muestra y se mantiene el plazo.
Calcula hacia atrás desde tu propio plazo
Empieza por la fecha en la que debes presentar o declarar. Resta el tiempo que necesitas para procesar, revisar y hacer preguntas. Añade un pequeño margen. El resultado es la última fecha en la que puedes aceptar documentos, y el plazo del cliente debe ser unos días antes, no ese mismo día.
Usa el mismo día cada mes
«El día 10 de cada mes» es fácil de recordar. «Normalmente hacia la segunda semana», no. Un día fijo se convierte en hábito; uno variable es una sorpresa cada vez.
Haz que sea realista para el cliente
El cliente necesita tiempo para sus propias fuentes: los bancos publican los extractos el primer día hábil, los proveedores facturan tarde, la nómina se cierra a fin de mes. Un plazo el día 2 lo incumplirá la mayoría, por mucho que lo recuerdes. Un plazo imposible deja de tomarse en serio.
Muéstralo en todos los sitios donde mira el cliente
- En el asunto de la petición mensual
- Al principio de la lista de documentos
- En cada recordatorio, junto con lo que falta
- En la zona horaria del cliente, como fecha, no «dentro de diez días»
Mantenlo creíble
Si los documentos tardíos se aceptan siempre sin comentarios, el plazo se convierte en una sugerencia. No hacen falta sanciones, hace falta coherencia. Deja que el cliente vea cuándo un elemento está vencido, haz seguimiento el día del plazo y explica con calma qué supone el retraso: «Si los documentos llegan después del 10, no podemos garantizar la presentación a tiempo».
Distingue «vencido» de «imposible»
A veces un documento aún no existe: el proveedor no ha facturado. Da al cliente una forma de decírtelo antes del plazo, en lugar de incumplirlo en silencio. Una nota como «factura prevista para el 15» mantiene el sentido del plazo para todo lo demás.
Revísalo una vez al año
Si la mayoría de los clientes incumple el plazo todos los meses, quizá el problema sea el plazo y no los clientes. Mira cuándo llegan realmente los documentos, ajusta la fecha y luego mantenla.
MonthDocs muestra a cada cliente su fecha límite en su zona horaria, marca automáticamente lo vencido y te da la lista de clientes con retraso el día del plazo.
