Majoritatea cabinetelor au un termen pentru documentele clienților. Mult mai puține au unul pe care clienții îl respectă cu adevărat. Diferența ține rareori de disciplină - ține de felul în care termenul este ales, afișat și aplicat.
Porniți înapoi de la propriul termen
Începeți cu data la care trebuie să depuneți sau să raportați. Scădeți timpul de care aveți nevoie pentru procesare, verificare și întrebări suplimentare. Apoi adăugați o mică rezervă. Rezultatul este cea mai târzie dată la care puteți accepta documente - iar termenul pentru client ar trebui să fie cu câteva zile înainte, nu chiar în acea zi.
Folosiți aceeași zi în fiecare lună
„Pe 10 ale fiecărei luni” se ține minte ușor. „De obicei pe la a doua săptămână” nu. O zi fixă devine un obicei; una care se mută devine de fiecare dată o surpriză.
Faceți-l realist pentru client
Clienții au nevoie de timp pentru propriile surse: băncile publică extrasele în prima zi lucrătoare, furnizorii trimit facturile târziu, salarizarea se închide la final de lună. Un termen pe 2 va fi ratat de majoritatea clienților, oricât de des le-ați aminti. Un termen imposibil încetează să fie luat în serios.
Afișați-l peste tot unde se uită clientul
- În subiectul cererii lunare
- În partea de sus a listei de documente
- În fiecare memento, împreună cu documentele lipsă
- În fusul orar al clientului, scris ca dată, nu „în zece zile”
Păstrați-l credibil
Dacă documentele întârziate sunt acceptate mereu fără niciun comentariu, termenul devine pe nesimțite o simplă sugestie. Nu aveți nevoie de penalități - aveți nevoie de consecvență. Lăsați clienții să vadă când un element a depășit termenul, reveniți în ziua termenului și spuneți calm ce înseamnă întârzierea pentru ei: „Dacă documentele sosesc după data de 10, nu putem garanta depunerea la timp.”
Separați „scadent” de „imposibil”
Uneori un document chiar nu există încă - un furnizor nu a emis factura. Dați-le clienților o modalitate de a vă spune acest lucru înainte de termen, în loc să îl rateze în tăcere. O notă de tipul „factura este așteptată pe 15” păstrează termenul relevant pentru tot restul.
Revizuiți-l o dată pe an
Dacă majoritatea clienților ratează termenul în fiecare lună, problema poate fi termenul, nu clienții. Uitați-vă când sosesc de fapt documentele și ajustați data - apoi țineți-vă de ea.
MonthDocs îi arată fiecărui client termenul în propriul fus orar, marchează automat elementele restante și vă oferă în ziua termenului lista clienților restanți.
