Більшість фірм має строк подання документів для клієнтів. Значно менше мають строк, якого клієнти справді дотримуються. Різниця рідко в дисципліні - справа в тому, як строк обрано, показано й підтримано.
Рахуйте назад від власного строку
Почніть із дати, коли ви мусите подати звітність. Відніміть час на обробку, перевірку й уточнювальні запитання. Додайте невеликий запас. Результат - найпізніша дата, коли ви можете прийняти документи, і строк для клієнта має бути на кілька днів раніше, а не саме тоді.
Використовуйте той самий день щомісяця
«10-го числа щомісяця» легко запам'ятати. «Зазвичай десь на другому тижні» - ні. Фіксований день стає звичкою, плаваючий щоразу стає несподіванкою.
Зробіть його реальним для клієнта
Клієнтам потрібен час на власні джерела: банки формують виписки першого робочого дня, постачальники надсилають рахунки із запізненням, зарплата закривається наприкінці місяця. Строк на 2-ге число більшість клієнтів пропустить, хоч як часто ви нагадуватимете. Нездійсненний строк перестають сприймати всерйоз.
Показуйте його всюди, куди дивиться клієнт
- У темі щомісячного запиту
- Угорі списку документів
- У кожному нагадуванні разом із відсутніми пунктами
- У часовому поясі клієнта, як дату, а не «за десять днів»
Зберігайте довіру до строку
Якщо запізнілі документи завжди приймають без коментарів, строк тихо перетворюється на побажання. Штрафи не потрібні - потрібна послідовність. Показуйте клієнтам, коли пункт прострочено, зв'язуйтеся в день строку й спокійно пояснюйте наслідки: «Якщо документи надійдуть після 10-го, ми не можемо гарантувати вчасне подання».
Відокремлюйте «прострочено» від «неможливо»
Іноді документа справді ще не існує - постачальник не виставив рахунок. Дайте клієнтам змогу повідомити про це до строку, а не мовчки його пропустити. Примітка «рахунок очікується 15-го» зберігає сенс строку для всього іншого.
Переглядайте його раз на рік
Якщо більшість клієнтів щомісяця пропускає строк, проблема може бути в строку, а не в клієнтах. Подивіться, коли документи насправді надходять, скоригуйте дату - і потім тримайтеся її.
MonthDocs показує кожному клієнтові строк у його часовому поясі, автоматично позначає прострочені пункти й у день строку дає вам список клієнтів, які запізнилися.
