Večina računovodskih servisov ima rok za oddajo dokumentacije strank. Veliko manj jih ima rok, ki ga stranke dejansko upoštevajo. Razlika je redko v disciplini - gre za to, kako je rok izbran, prikazan in uveljavljen.
Računajte nazaj od svojega roka
Začnite z datumom, do katerega morate oddati napoved ali poročilo. Odštejte čas, ki ga potrebujete za obdelavo, pregled in dodatna vprašanja. Nato dodajte majhno rezervo. Rezultat je zadnji datum, do katerega lahko sprejmete dokumente - rok za stranke pa naj bo nekaj dni pred njim, ne na ta dan.
Vsak mesec isti dan
„10. v vsakem mesecu“ si je lahko zapomniti. „Nekje v drugem tednu“ ni. Stalen dan postane navada, premičen pa je vsakič presenečenje.
Naj bo za stranko realen
Stranke potrebujejo čas za lastne vire: banke izpiske objavijo prvi delovni dan, dobavitelji račune pošljejo pozno, plače se zaključijo ob koncu meseca. Rok 2. v mesecu bo večina strank zamudila, ne glede na to, kako pogosto jih opominjate. Nemogoč rok se preneha jemati resno.
Prikažite ga povsod, kamor stranka pogleda
- V zadevi mesečne zahteve
- Na vrhu seznama dokumentov
- V vsakem opomniku, skupaj z manjkajočimi postavkami
- V časovnem pasu stranke, zapisan kot datum, ne kot „v desetih dneh“
Ohranite ga verodostojnega
Če so zamujeni dokumenti vedno sprejeti brez pripomb, rok tiho postane predlog. Kazni ne potrebujete - potrebujete doslednost. Naj stranke vidijo, kdaj postavka zamuja, na dan roka se oglasite in mirno povejte, kaj zamuda pomeni zanje: „Če dokumenti prispejo po 10., ne moremo zagotoviti pravočasne oddaje.“
Ločite „zapade“ od „nemogoče“
Včasih dokument res še ne obstaja - dobavitelj še ni izstavil računa. Strankam omogočite, da vam to sporočijo pred rokom, namesto da ga tiho zamudijo. Opomba, kot je „račun pričakujem 15.“, ohrani rok smiseln za vse ostalo.
Enkrat na leto ga preglejte
Če večina strank vsak mesec zamudi rok, je težava morda v roku, ne v strankah. Poglejte, kdaj dokumenti dejansko prispejo, in datum prilagodite - nato pa ga držite.
MonthDocs vsaki stranki prikaže rok v njenem časovnem pasu, zamujene postavke samodejno označi in vam na dan roka da seznam strank z zamudo.
