Väčšina kancelárií má termín na doklady od klientov. Oveľa menej ich má termín, ktorý klienti naozaj dodržiavajú. Rozdiel zriedka spočíva v disciplíne - ide o to, ako je termín zvolený, ukázaný a vymáhaný.
Počítajte spätne od vlastného termínu
Začnite dátumom, kedy musíte podať priznanie alebo hlásenie. Odčítajte čas na spracovanie, kontrolu a doplňujúce otázky. Pridajte malú rezervu. Výsledok je najneskorší deň, kedy môžete doklady prijať - a termín pre klienta má byť pár dní pred ním, nie na ňom.
Používajte každý mesiac rovnaký deň
„Desiateho každý mesiac“ sa ľahko pamätá. „Zvyčajne tak v druhom týždni“ nie. Pevný deň sa stane návykom, pohyblivý je zakaždým prekvapením.
Urobte ho pre klienta reálnym
Klienti potrebujú čas na vlastné zdroje: banky vydávajú výpisy prvý pracovný deň, dodávatelia posielajú faktúry neskoro, mzdy sa uzatvárajú na konci mesiaca. Termín na 2. deň väčšina klientov nestihne, nech pripomínate akokoľvek často. Nesplniteľný termín sa prestane brať vážne.
Ukazujte ho všade, kam sa klient pozerá
- V predmete mesačnej žiadosti
- Hore v zozname dokladov
- V každej pripomienke spolu s chýbajúcimi položkami
- V časovom pásme klienta, ako dátum, nie „o desať dní“
Udržte ho dôveryhodný
Ak sa neskoré doklady vždy prijmú bez komentára, termín sa potichu stane odporúčaním. Nepotrebujete sankcie - potrebujete dôslednosť. Ukážte klientom, keď je položka po termíne, ozvite sa v deň termínu a pokojne spomeňte, čo meškanie znamená: „Ak doklady prídu po 10., nemôžeme zaručiť včasné podanie.“
Oddeľte „po termíne“ od „nemožné“
Niekedy doklad naozaj ešte neexistuje - dodávateľ nevystavil faktúru. Dajte klientom možnosť povedať vám to pred termínom namiesto toho, aby ho potichu nestihli. Poznámka „faktúra sa čaká 15.“ zachová zmysel termínu pre všetko ostatné.
Raz ročne ho prehodnoťte
Ak termín každý mesiac nestihne väčšina klientov, problém môže byť v termíne, nie v klientoch. Pozrite sa, kedy doklady skutočne chodia, a dátum upravte - a potom ho držte.
MonthDocs ukazuje každému klientovi termín v jeho časovom pásme, automaticky označuje položky po termíne a v deň termínu vám dá zoznam klientov, ktorí nestihli.
