Casi toda conciliación empieza con el estado de cuenta. Si está incompleto, todo lo que sigue es adivinar. La buena noticia: la mayoría de los problemas con los estados de cuenta son predecibles, así que una solicitud precisa evita casi todos.
Pide cada cuenta por su nombre
Los clientes suelen mandar la cuenta de cheques principal y se olvidan del resto: una cuenta de ahorro, una cuenta en otra moneda, una tarjeta de crédito empresarial, el saldo de una plataforma de pagos. Pon cada cuenta en tu lista por su nombre o por sus últimos cuatro dígitos, para que la que falte se note de inmediato.
Indica el periodo exacto
“Septiembre” puede significar del 1 al 30 de septiembre, o el estado de cuenta que el banco generó en septiembre según su fecha de corte. Pide el mes calendario completo, del primer al último día, y revisa las fechas de la primera y la última página.
Prefiere el PDF original
Un PDF descargado de la banca en línea está completo, permite buscar y conserva el formato del propio banco. Las capturas de pantalla y las fotos de un monitor no: cortan movimientos, esconden saldos y no se pueden buscar. Si tu sistema importa datos bancarios, pide también el CSV u otro formato que acepten tus herramientas.
Revisa el saldo inicial y el saldo final
El saldo final de agosto debe ser igual al saldo inicial de septiembre. Si no coincide, falta un estado de cuenta o una página. Esta sola revisión detecta la mayoría de los huecos en segundos.
Los errores más comunes
- Páginas faltantes - sobre todo en PDF de varias páginas que se imprimieron y se volvieron a escanear.
- Periodo equivocado - un estado de cuenta que termina el día 25 o empieza a medio mes.
- Cuenta equivocada - llega la cuenta personal en lugar de la de la empresa.
- Capturas de pantalla - parciales, ilegibles o sin saldos.
- Archivos con contraseña - el cliente olvida compartir la contraseña.
Escribe la instrucción una vez y úsala cada mes
Pon todo esto en una sola frase junto al documento de la lista: “PDF descargado de la banca en línea de cada cuenta de la empresa, del primer al último día del mes, con todas las páginas.” Tus clientes la van a seguir mucho mejor que una explicación perdida en un correo viejo.
Cuando un estado de cuenta está mal, di exactamente por qué
“Por favor, vuelve a mandarlo” trae el mismo archivo otra vez. “El estado de cuenta termina el 25 de septiembre - por favor descárgalo hasta el 30” trae el archivo correcto a la primera.
En MonthDocs puedes crear un documento por cuenta en la lista, cada uno con su propia instrucción, y rechazar un archivo con un motivo concreto que el cliente ve al instante.
