Gotovo svako usklađivanje počinje bankovnim izvodom. Ako je nepotpun, sve što slijedi nagađanje je. Dobra vijest: većina problema s izvodima predvidljiva je, pa ih precizan zahtjev uglavnom sprječava.
Tražite svaki račun, poimence
Klijenti često pošalju glavni tekući račun i zaborave ostale: štedni račun, drugi račun u stranoj valuti, poslovnu kreditnu karticu, saldo kod pružatelja usluga plaćanja. Navedite svaki račun na popisu dokumenata po nazivu ili zadnje četiri znamenke, kako bi se odmah vidjelo koji nedostaje.
Odredite točno razdoblje
„Rujan“ može značiti 1.-30. rujna ili izvod koji je banka slučajno izradila u rujnu. Tražite cijeli kalendarski mjesec, od prvog do zadnjeg dana, i provjerite datume na prvoj i zadnjoj stranici.
Dajte prednost izvornom PDF izvozu
PDF preuzet iz internetskog bankarstva potpun je, pretraživ i nosi bankin vlastiti format. Snimke zaslona i fotografije monitora nisu: odrežu transakcije, sakriju salda i ne mogu se pretraživati. Ako vaš program uvozi bankovne podatke, zatražite i CSV ili drugi izvoz koji vaši alati prihvaćaju.
Provjerite početno i završno stanje
Završno stanje za kolovoz mora biti jednako početnom stanju za rujan. Ako nije, nedostaje izvod ili stranica. Ta jedna provjera u nekoliko sekundi otkriva većinu praznina.
Najčešće pogreške
- Stranice koje nedostaju - osobito kod PDF-ova s više stranica koji su ispisani i ponovno skenirani.
- Pogrešno razdoblje - izvod koji završava 25. u mjesecu ili počinje sredinom mjeseca.
- Pogrešan račun - umjesto poslovnog stigne privatni račun.
- Snimke zaslona - djelomične, nečitljive ili bez salda.
- Datoteke zaštićene lozinkom - klijent zaboravi poslati lozinku.
Napišite uputu jednom i koristite je svaki mjesec
Sve to sažmite u jednu rečenicu uz stavku na popisu: „PDF izvoz iz internetskog bankarstva za svaki poslovni račun, od prvog do zadnjeg dana u mjesecu, sve stranice.“ Klijenti će je slijediti mnogo pouzdanije nego objašnjenje skriveno u nekoj staroj e-poruci.
Kada izvod nije dobar, recite točno zašto
„Pošaljite ponovno“ donosi istu datoteku još jednom. „Izvod završava 25. rujna - izvezite ga do 30.“ donosi pravu datoteku iz prvog pokušaja.
U MonthDocsu možete postaviti jednu stavku popisa po računu s vlastitom uputom i odbiti datoteku uz konkretan razlog koji klijent odmah vidi.
