Puedes pedirles a tus clientes documentos escaneados en PDF, pero la mayoría de todos modos les va a tomar una foto con el celular. Pelear contra esa costumbre casi nunca funciona. Es mejor aceptar las fotos del celular y enseñarles a tus clientes a tomarlas bien - una vez, con claridad y de una forma que recuerden.
Por qué salen mal las fotos del celular
- El documento se fotografía chueco, y el texto del extremo más lejano no se puede leer.
- Con poca luz, la cámara hace que la imagen salga borrosa.
- El flash deja un reflejo blanco justo sobre el total o la fecha.
- Parte del documento queda fuera de la foto - muchas veces la parte más importante.
- Los documentos de varias páginas llegan como un montón de imágenes sueltas y desordenadas.
Cinco reglas para compartir con tus clientes
- Plano y desde arriba. Pon el documento sobre una mesa y sostén el celular justo encima.
- Fondo oscuro. A la cámara le es más fácil encuadrar una hoja blanca sobre una mesa oscura.
- Buena luz, sin flash. Luz de día o un cuarto bien iluminado; apaga el flash para evitar reflejos.
- Todo dentro de la foto. Las cuatro esquinas visibles, incluyendo totales, fechas y sellos.
- Revisa antes de mandar. Haz zoom una vez - si no puedes leer el número más pequeño, vuelve a tomar la foto.
Recuérdales el escáner que ya tienen
La mayoría de los celulares incluye un escáner de documentos que endereza la hoja, quita las sombras y guarda un PDF - por ejemplo, en la app de notas o de archivos que viene instalada, o en las apps de almacenamiento en la nube más comunes. Muchos clientes no saben que existe. Una indicación de una línea con el nombre de la función en su celular muchas veces resuelve el problema para siempre.
Documentos de varias páginas
Pídeles a tus clientes que escaneen los documentos de varias páginas en un solo PDF, en lugar de mandar fotos separadas. Si de todos modos mandan fotos, pídeles que las suban en orden y todas juntas, para que puedas mantenerlas unidas.
Cuando una foto no sirve, di exactamente por qué
“Por favor, vuelve a mandarla” trae la misma foto tomada de la misma manera. “El total de abajo quedó cortado - por favor vuelve a tomar la foto con todo el ticket dentro” le dice al cliente qué cambiar. Ser específico convierte un rechazo en una corrección rápida.
Que subir el archivo no sea lo difícil
Si para subir un archivo se necesita una computadora o una contraseña, tus clientes van a guardar las fotos “para después” y se les van a olvidar. Una página para subir archivos que funcione bien en el celular y se abra desde un enlace permite mandar la foto en el momento en que se toma.
MonthDocs permite que tus clientes suban fotos y PDF directo desde su celular con un enlace seguro, y te permite rechazar un archivo con un motivo concreto que el cliente ve al instante.
