Почти любая сверка начинается с банковской выписки. Если она неполная, всё дальнейшее - догадки. Хорошая новость: большинство проблем с выписками предсказуемы, поэтому точный запрос предотвращает большую их часть.
Запрашивайте каждый счёт поимённо
Клиенты часто присылают основной расчётный счёт и забывают об остальных: сберегательном счёте, валютном счёте, корпоративной кредитной карте, балансе в платёжном сервисе. Укажите каждый счёт в списке по названию или последним четырём цифрам, чтобы отсутствующий сразу бросался в глаза.
Задайте точный период
«Сентябрь» может означать 1-30 сентября или выписку, которую банк случайно сформировал в сентябре. Просите полный календарный месяц, с первого по последний день, и проверяйте даты на первой и последней страницах.
Предпочитайте оригинальный PDF
PDF, скачанный из интернет-банка, полный, с поиском и в оформлении банка. Скриншоты и фото экрана - нет: они обрезают операции, скрывают остатки и не поддаются поиску. Если ваша программа импортирует банковские данные, просите также CSV или другой формат, который принимают ваши инструменты.
Проверьте входящий и исходящий остаток
Исходящий остаток за август должен совпадать с входящим остатком за сентябрь. Если нет - не хватает выписки или страницы. Эта одна проверка за секунды находит большинство пробелов.
Самые частые ошибки
- Не хватает страниц - особенно в многостраничных PDF, которые распечатали и снова отсканировали.
- Не тот период - выписка заканчивается 25-го или начинается с середины месяца.
- Не тот счёт - вместо счёта компании прислан личный.
- Скриншоты - неполные, нечитаемые или без остатков.
- Файлы с паролем - клиент забывает сообщить пароль.
Напишите инструкцию один раз и используйте каждый месяц
Соберите всё в одно предложение рядом с пунктом списка: «PDF-выписка из интернет-банка по каждому счёту компании, с первого по последний день месяца, все страницы». Клиенты будут следовать ей гораздо надёжнее, чем объяснению, затерянному в старом письме.
Если выписка неверна, говорите точно почему
«Пришлите ещё раз» приводит к тому же файлу. «Выписка заканчивается 25 сентября - выгрузите, пожалуйста, до 30-го» даёт правильный файл с первого раза.
В MonthDocs можно завести отдельный пункт для каждого счёта со своей инструкцией и отклонить файл с конкретной причиной, которую клиент сразу увидит.
