Quase todas as reconciliações começam pelo extrato bancário. Se estiver incompleto, tudo o resto é adivinhação. A boa notícia: a maioria dos problemas com extratos é previsível, por isso um pedido preciso evita quase todos.
Peça cada conta pelo nome
Os clientes enviam muitas vezes a conta à ordem principal e esquecem o resto: uma conta poupança, uma conta noutra moeda, um cartão de crédito da empresa, o saldo de um prestador de pagamentos. Inclua cada conta na lista pelo nome ou pelos quatro últimos dígitos, para que a que falta salte à vista.
Indique o período exato
«Setembro» pode significar de 1 a 30 de setembro ou o extrato que o banco gerou em setembro. Peça o mês civil completo, do primeiro ao último dia, e verifique as datas na primeira e na última página.
Prefira a exportação original em PDF
Um PDF descarregado do homebanking está completo, é pesquisável e tem a formatação do banco. Capturas de ecrã e fotos do monitor não: cortam movimentos, escondem saldos e não se podem pesquisar. Se o seu software importa dados bancários, peça também o CSV ou o formato que as suas ferramentas aceitam.
Verifique o saldo inicial e final
O saldo final de agosto deve ser igual ao saldo inicial de setembro. Se não for, falta um extrato ou uma página. Esta única verificação apanha a maioria das falhas em segundos.
Os erros mais comuns
- Páginas em falta, sobretudo em PDF de várias páginas impressos e digitalizados de novo.
- Período errado: um extrato que termina no dia 25 ou começa a meio do mês.
- Conta errada: chega a conta pessoal em vez da conta da empresa.
- Capturas de ecrã: parciais, ilegíveis ou sem saldos.
- Ficheiros com palavra-passe: o cliente esquece-se de a partilhar.
Escreva a instrução uma vez e reutilize-a todos os meses
Resuma tudo numa frase junto ao item da lista: «Exportação PDF do homebanking de cada conta da empresa, do primeiro ao último dia do mês, todas as páginas». Os clientes vão segui-la com muito mais fiabilidade do que uma explicação perdida num e-mail antigo.
Quando um extrato está errado, diga exatamente porquê
«Por favor, envie de novo» traz o mesmo ficheiro. «O extrato termina a 25 de setembro, exporte-o até dia 30, por favor» traz o ficheiro certo à primeira.
No MonthDocs pode criar um item por conta com a sua própria instrução e rejeitar um ficheiro com um motivo concreto que o cliente vê de imediato.
