Bijna elke afstemming begint met het bankafschrift. Is het onvolledig, dan is al het andere giswerk. Het goede nieuws: de meeste problemen met afschriften zijn voorspelbaar, dus een precies verzoek voorkomt er de meeste van.
Vraag elke rekening bij naam op
Klanten sturen vaak de hoofdrekening en vergeten de rest: een spaarrekening, een rekening in vreemde valuta, een zakelijke creditcard, het saldo bij een betaalprovider. Zet elke rekening met naam of laatste vier cijfers op de lijst, zodat een ontbrekende meteen opvalt.
Geef de precieze periode op
„September” kan 1 tot en met 30 september betekenen, of het afschrift dat de bank toevallig in september aanmaakte. Vraag om de volledige kalendermaand, van de eerste tot de laatste dag, en controleer de data op de eerste en laatste pagina.
Kies de originele PDF-export
Een PDF uit internetbankieren is volledig, doorzoekbaar en in de opmaak van de bank. Screenshots en foto's van een scherm niet: ze snijden transacties af, verbergen saldi en zijn niet doorzoekbaar. Importeert je software bankgegevens, vraag dan ook de CSV of het formaat dat je tools accepteren.
Controleer begin- en eindsaldo
Het eindsaldo van augustus moet gelijk zijn aan het beginsaldo van september. Zo niet, dan ontbreekt er een afschrift of pagina. Deze ene controle vindt de meeste gaten in seconden.
De meest gemaakte fouten
- Ontbrekende pagina's - vooral bij PDF's van meerdere pagina's die zijn geprint en opnieuw gescand.
- Verkeerde periode - een afschrift dat op de 25e eindigt of halverwege de maand begint.
- Verkeerde rekening - een privérekening in plaats van de zakelijke.
- Screenshots - onvolledig, onleesbaar of zonder saldi.
- Bestanden met wachtwoord - de klant vergeet het wachtwoord te delen.
Schrijf de instructie één keer en gebruik hem elke maand
Vat alles samen in één zin bij het onderdeel: „PDF-export uit internetbankieren voor elke zakelijke rekening, van de eerste tot de laatste dag van de maand, alle pagina's.” Klanten volgen die veel betrouwbaarder dan een uitleg in een oude e-mail.
Klopt een afschrift niet, zeg dan precies waarom
„Graag opnieuw sturen” levert hetzelfde bestand op. „Het afschrift eindigt op 25 september - exporteer het graag tot en met de 30e” levert de eerste keer het juiste bestand op.
In MonthDocs maak je per rekening een eigen onderdeel met een eigen instructie, en keur je een bestand af met een concrete reden die de klant direct ziet.
