Fast jede Abstimmung beginnt mit dem Kontoauszug. Ist er unvollständig, ist alles Weitere Rätselraten. Die gute Nachricht: Die meisten Probleme mit Auszügen sind vorhersehbar, eine präzise Anfrage verhindert also die meisten davon.
Fordern Sie jedes Konto namentlich an
Mandanten schicken oft das Hauptgeschäftskonto und vergessen den Rest: ein Tagesgeldkonto, ein Fremdwährungskonto, eine Firmenkreditkarte, das Guthaben bei einem Zahlungsdienstleister. Führen Sie jedes Konto in der Liste mit Namen oder den letzten vier Ziffern auf, damit ein fehlendes sofort auffällt.
Legen Sie den genauen Zeitraum fest
„September“ kann 1. bis 30. September bedeuten oder den Auszug, den die Bank zufällig im September erstellt hat. Fordern Sie den vollen Kalendermonat vom ersten bis zum letzten Tag an und prüfen Sie die Daten auf der ersten und letzten Seite.
Bevorzugen Sie den originalen PDF-Export
Ein aus dem Online-Banking heruntergeladenes PDF ist vollständig, durchsuchbar und im Format der Bank. Screenshots und Fotos vom Bildschirm sind das nicht: Sie schneiden Buchungen ab, verbergen Salden und lassen sich nicht durchsuchen. Importiert Ihre Software Bankdaten, fordern Sie zusätzlich CSV oder das Format an, das Ihre Werkzeuge verarbeiten.
Prüfen Sie Anfangs- und Endsaldo
Der Endsaldo August muss dem Anfangssaldo September entsprechen. Wenn nicht, fehlt ein Auszug oder eine Seite. Diese eine Prüfung findet die meisten Lücken in Sekunden.
Die häufigsten Fehler
- Fehlende Seiten - vor allem bei mehrseitigen PDFs, die ausgedruckt und neu gescannt wurden.
- Falscher Zeitraum - ein Auszug, der am 25. endet oder mitten im Monat beginnt.
- Falsches Konto - ein Privatkonto statt des Geschäftskontos.
- Screenshots - unvollständig, unlesbar oder ohne Salden.
- Passwortgeschützte Dateien - der Mandant vergisst, das Passwort mitzuteilen.
Schreiben Sie die Anleitung einmal und nutzen Sie sie jeden Monat
Fassen Sie alles in einem Satz neben der Listenposition zusammen: „PDF-Export aus dem Online-Banking für jedes Geschäftskonto, vom ersten bis zum letzten Tag des Monats, alle Seiten.“ Mandanten halten sich daran weit zuverlässiger als an eine Erklärung in einer alten E-Mail.
Ist ein Auszug falsch, sagen Sie genau warum
„Bitte erneut senden“ führt zur selben Datei. „Der Auszug endet am 25. September - bitte bis zum 30. exportieren“ bringt beim ersten Mal die richtige Datei.
In MonthDocs legen Sie pro Konto eine eigene Position mit eigener Anleitung an und weisen eine Datei mit konkretem Grund zurück, den der Mandant sofort sieht.
